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Sandra Reutner
Seminarstraße 2
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Tel. +49 6221 54-2372
Fax +49 6221 54-2288
sandra.reutner@zuv.uni-heidelberg.de

 
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Hinweis

Dies ist der ehemalige Beitrag A32 aus dem Verwaltungs­handbuch der Universität

 
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Geldannahmestellen

Allgemeine Hinweise

Bei allen mittelbewirtschaftenden Stellen, die Geldbeträge annehmen, muss eine Geldannahmestelle eingerichtet sein. Sofern keine Geldannahmestelle besteht, sind  die Einzahlungen unmittelbar bei der Universitätskasse oder der Zahlstelle im Neuenheimer Feld vorzunehmen.

 

Einrichtung der Geldannahmestelle

Die Einrichtung einer Geldannahmestelle müssen Sie bei der ZUV - Abt. 4.1 formlos beantragen.  Den Antrag bitte ausführlich begründen, d.h., es ist insbesondere mitzuteilen, für welche Zwecke Bareinzahlungen angenommen werden sollen (z.B. Kopiengelder, Skriptenverkauf). Danach erhalten Sie eine Dienstanweisung, die u.a. verbindlich regelt, für welche Zwecke die Geldannahmestelle Geld annehmen darf. Ändern sich die Voraussetzungen, bitte umgehend die ZUV - Abt. 4.1 benachrichtigen.

 

Verwaltung der Geldannahmestelle

Die Dienststellenleitung beauftragt eine(n) MitarbeiterIn mit der Verwaltung der Geldannahmestelle und für den Fall der Verhinderung eine(n) VertreterIn. Eine bestimmte Vergütungs- bzw. Besoldungsgruppe wird nicht vorausgesetzt. Die Namen sowie die Unterschriftsproben des/der MitarbeiterIn bitte der ZUV - Abt. 4.1 mitteilen. Im Geschäftsraum der Geldannahmestelle sind die Namen und Unterschriftsproben der für die Annahme von Einzahlungen bestimmten Bediensteten durch Aushang bekanntzumachen.

 

Quittungsblock, Quittungslisten

Die Quittungsart ergibt sich aus der jeweiligen Dienstanweisung der betreffenden Geldannahmestelle und ist im Aushang zu vermerken.

Quittungsblock: Geldannahmestellen, für die der amtliche Quittungsblock vorgeschrieben ist, müssen über jede angenommene Einzahlung eine Quittung in 3-facher Fertigung ausstellen. Die Originalquittung (weißes Blatt) erhält der Einzahler, die Zweitausfertigung (rotes Blatt) dient als Begründung für die Annahmeanordnung und ist dieser beizufügen. Die Drittausfertigung (gelbes Blatt) verbleibt im Quittungsblock bei der Geldannahmestelle. Die Quittungsblöcke sollten mindestens 3 Jahre bei der Geldannahmestelle aufbewahrt werden.

Quittungslisten: Abweichend vom vorgeschriebenen Quittungsblock können für das vereinfachte Quittungsverfahren beim Skriptenverkauf Quittungslisten verwendet werden:
–   Vordruck A für Skripten, deren Herstellungskosten unter 2 Euro liegen (FIBU15)
–   Vordruck B für Skripten, deren Herstellungskosten über 2 Euro betragen (FIBU16).
Der/die EinzahlerIn bestätigt durch Unterschrift, dass er/sie den Skript erhalten und den Betrag eingezahlt hat.
Eine Kopie der Quittungsliste dient als Begründung für die Annahmeanordnung und ist dieser beizufügen.

 

Geldverwaltung und -abrechnung

Die Geldannahmestelle darf nur Bargeld annehmen. Die Annahme von Schecks ist nicht zugelassen. Die angenommenen Gelder müssen in einer abschließbaren Geldkassette aufbewahrt werden. Die Vermengung mit privaten Geldern oder dem Handvorschuss ist unzulässig. Die Geldkassette ist - insbesondere auch nach Dienstende - sicher zu verwahren. Die Einzahlungen sind mit der Universitätskasse oder der Zahlstelle monatlich oder bei einem Bestand von mehr als 250 Euro (incl. Wechselgeld) abzurechnen. In Ausnahmefällen, z.B. wegen erhöhtem Anfall von Einnahmen zu Semesterbeginn, ist kurzfristig erst bei einem Bestand von 400 Euro (incl. Wechselgeld) abzurechnen.

Die Universität Heidelberg erstellt zum 31.12. eines jeden Jahres einen Jahresabschluss nach kaufmännischen Vorschriften. Um alle Erträge vollständig zu erfassen, sind die angenommenen Gelder, mit Ausnahme des Wechselgeldbestandes, zum Jahresende einzuzahlen. Für die Abrechnung verwenden Sie die Annahmeanordnung. Die roten Quittungen oder Quittungslisten sind dieser beizufügen. Die Ablieferung des Einnahmebetrags an die Universitätskasse müssen Sie in der Anschreibeliste vermerken. Auf der Durchschrift der Annahmeanordnung wird Ihnen die Einzahlung quittiert.

 

Führung der Anschreibeliste

Alle angenommenen Gelder müssen Sie in die Anschreibeliste (FIBU14) eintragen werden. Folgende Hinweise sind besonders zu beachten:

  • Die Anschreibeliste ist für jedes Haushaltsjahr getrennt zu führen,
  • für die Eintragungen bitte keine Bleistifte oder andere radierbare Schreibgeräte verwenden,
  • eventuelle Änderungen bitte so vornehmen, dass die ursprünglichen Eintragungen lesbar bleiben
  • die Richtigkeit Änderungen sind abzuzeichnen
  • die Richtigkeit des täglichen Abschlusses bestätigen Sie in der Spalte 8 durch Ihre Unterschrift,
  • die Liste bitte zum 31.12. des jeweiligen Haushaltsjahres abschließen und den Geldbestand, sofern ausnahmsweise im Einzelfall vorhanden, in die Anschreibeliste des folgenden Haushaltsjahres vortragen
  • die Anschreibelisten sind, sofern sie nicht der Annahmeanordnung beigefügt werden, 10 Jahre aufzubewahren. Für Durchschriften der Annahmeanordnungen wird eine Aufbewahrungsfrist von 3 Jahren empfohlen.

 

Weitere Hinweise

  • Die Geldannahmestelle wird jährlich unvermutet von der Innenrevision geprüft. Die durchgeführte Prüfung wird in der Anschreibeliste vermerkt.
  • Die Geldannahmestelle darf nicht der Postbank oder dem Giroverkehr angeschlossen werden. Weitere Ausführungen sind der Dienstanweisung der jeweiligen Geldannahmestelle zu entnehmen.
  • Die Formulare/Vordrucke in Papierform können in der Finanzbuchhaltung bestellt werden:
  • Bei Zahlstelle im Neuenheimer Feld können die Kassenanordnungen währen der Kassenstunden (Mo und Do, 10-12 Uhr) abgeholt werden.

 

E-Mail: Seitenbearbeiter
Letzte Änderung: 12.04.2016
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