Dienstfahrzeuge
Grundlage ist die Verwaltungsvorschrift des Finanzministeriums für den Kraftfahrzeugbetriebes des Landes (VwVKfz) vom xx.März.2021; Az.: 1-025/39-
Bewirtschaftung der Dienstkraftfahrzeuge / zentrale Ansprechpartner
Fahrzeugakte / Unterhaltskostennachweis für Dienstkraftfahrzeuge
Grüne Versicherungskarte für Dienstkraftfahrzeuge
Selbstfahrer des Dienstkraftfahrzeuges
Kfz-Brief des Dienstkraftfahrzeuges
Verkehrsunfall eines Dienstkraftfahrzeuges
Aussonderung von Dienstkraftfahrzeugen
Bewirtschaftung der Dienstkraftfahrzeuge / zentrale Ansprechpartner
Die Fahrzeugbewirtschaftung an der Universität Heidelberg erfolgt dezentral. Das heißt, die Institute und Einrichtungen bewirtschaften aus dezentralen Mitteln und verwalten selbständig ihre Fahrzeuge. Der Universitätsverwaltung, Abteilung 4.1, ist einmal jährlich mit Vorlage des zu führenden Unterhaltskostennachweises, welcher der zentral vorgehaltenen Fahrzeugakte angeschlossen wird, Bericht zu erstatten. Als zentraler Ansprechpartner steht Ihnen Frau Nano / Frau Smith, Abt. 4.1, Tel. 54-12402 o. 54- 12401, E-Mail d4sekr@zuv.uni-heidelberg.de, gerne zur Verfügung.
Fahrzeugakte / Unterhaltskostennachweis für Dienstkraftfahrzeuge
Für jedes Dienstfahrzeug ist eine Fahrzeugakte vorzuhalten, welche in der Universitätsverwaltung geführt wird. Bestandteil dieser Fahrzeugakte ist der vom fahrzeugführenden Institut zu erstellende Unterhaltskostennachweis. Dabei sind sämtliche mit der Fahrzeugführung anfallenden Kosten wie für Steuern, Ersatzbeschaffungen (z.B. Reifen), Reparaturen und laufende Betriebskosten (z.B. Inspektionen, Tanken) zu erfassen. Die Kostenbelege sind als Kopien in chronologischer Reihenfolge beizufügen. Der Unterhaltskostennachweis dient als Nachweis für die angefallenen Kosten sowie als Grundlage für den Aussonderungsantrag. Bitte übersenden Sie nach dem Jahresabschluss eine Ausfertigung des Unterhaltsnachweises nebst zugehöriger Anlagen (Rechnungskopien, Fahrtenbücher) bis spätestens zum 31.03. eines Jahres an die Universitätsverwaltung, Abteilung 4.1, Frau Nano / Frau Smith. Die Vorlage für die an der Universität Heidelberg verwendeten Unterhaltskostennachweise steht in der rechten Spalte zum Herunterladen bereit.
Grüne Versicherungskarte für Dienstkraftfahrzeuge
Für Fahrten in bestimmte Länder ist eine grüne Versicherungskarte erforderlich; sie ist anzufordern über das Deutsche Büro Grüne Karte e.V. (www.gruene-karte.de). Näheres hierzu finden Sie auch unter Nr. 5.2 der VwVKfZ (Anlage: Hinweisblatt Grüne Karte).
Selbstfahrer des Dienstkraftfahrzeugs
Voraussetzung: Jede(r) Bedienstete(r) mit gültiger Fahrerlaubnis ist auch berechtigt, Dienstkraftfahrzeuge zu führen. Vor Fahrtantritt ist dem Fahrer / der Fahrerin das Merkblatt "Pflichten für Führer von Dienstkraftfahrzeugen" (gegen Unterschrift) auszuhändigen (Anlage 5 zu Nr. 14 Abs. 2 VwVKfz).
Die Prüfung, ob eine gültige Fahrerlaubnis vorhanden ist, obliegt dem Institut bzw. der Einrichtung. Ein Verlust der Fahrerlaubnis ist der Dienststelle zu melden.
Auf folgende Abschnitte der VwVKfz wird besonders hingewiesen:
Nr. 5 (Versicherung und Haftung)
Nr. 7 (Dienstfahrten)
Nr. 8 (Privatfahrten)
Nr. 9 (Mitnahme von Nichtbediensteten)
Nr. 14 (Fahrtenbuch)
Für jedes Dienstkraftfahrzeug ist ein Fahrtenbuch zu führen. (Anlage 6 der VwvKfz), das bei jeder Fahrt mitzuführen ist. Jede Fahrt ist einzeln einzutragen. Die Richtigkeit ist durch die Unterschrift des Fahrers zu bestätigen. Das Fahrtenbuch wird unter anderem zur Fahrerermittlung bei Verkehrsverstößen benötigt. Neue Fahrtenbücher können in der Poststelle der Universitätsverwaltung, Herrn Steubing (Tel. -12030, E-Mail: wolfgang.steubing@zuv.uni-heidelberg.de) angefordert werden.
Die Fahrtenbücher sind in den Fakultäten bzw. bei den Einrichtungen, denen ein Dienstfahrzeug zugewiesen wurde, zu verwahren und einmal jährlich als Kopie zusammen mit dem Unterhaltskostennachweis bis spätestens zum 31.03. eines Jahres an die Universitätsverwaltung, Abteilung 4.1 vorzulegen.
Kfz-Brief des Dienstkraftfahrzeuges
Der Kfz-Brief gilt als Wertgegenstand und muss sorgfältig verwahrt werden. In der Universitätsverwaltung, Abteilung 4.1, besteht die Möglichkeit für eine sichere und ordnungsgemäße Verwahrung.
Verkehrsunfall eines Dienstkraftfahrzeuges (Nr. 16 VwVKfz)
Ein Verkehrsunfall mit Beteiligung und Beschädigung von Sachen Dritter (Sachschadenersatz an Dritte) ist mit Formular (Anlage 8 zu Nr. 16.3 VwVKfz) an die Universitätsverwaltung, Abteilung 4.1 (Frau Schmiedel, Tel. -12411, E-Mail: sybille.schmiedel@zuv.uni-heidelberg.de) zu melden.
Verkehrsunfälle sind grundsätzlich von der Polizei aufnehmen zu lassen (Nr. 16.2 VwV Kfz) Ein Unfallbericht ist in jedem Fall zu erstellen.
Neu- / Ersatzbeschaffung von Dienstkraftfahrzeugen
Für Fahrzeug-Neu- und – Ersatzbeschaffungen ist ein entsprechend begründeter Antrag an die Universitätsverwaltung, Abteilung 4.1 zu stellen. Daraus sollte klar hervorgehen, warum eine Neu- bzw. eine Ersatzbeschaffung beantragt wird und woraus das Fahrzeug finanziert werden soll. Zentrale Mittel stehen grundsätzlich nicht zur Verfügung.
Dem Antrag ist möglichst ein, bzw. mehrere entsprechende Angebote beizufügen. Hierbei sind diejenigen Fahrzeughersteller zu berücksichtigen, mit denen das Land Baden-Württemberg Rahmenverträge abgeschlossen hat bzw. die Behördenrabatte gewähren (u.a. VW, Opel, Ford). Evtl. Sonderausstattungen sind ausreichend zu begründen.
Um im Vorfeld der Antragstellung bereits möglicherweise aufkommende Fragen abzuklären, wenden Sie sich an Frau Nano / Frau Smith, Abt. 4.1, Tel. 54 -12402 oder 54-12401, E-Mail: d4sekr@zuv.uni-heidelberg.de.
An- und Abmeldung
Für die An- und Abmeldung von Fahrzeugen werden Vollmachten und weitere Formulare durch die Universitätsverwaltung, Abteilung 4.1, ausgestellt. Wenden Sie sich hierzu bitte an Frau Nano / Frau Smith, Abt. 4.1, Tel. 54-12402 oder 54-12401, E-Mail: d4sekr@zuv.uni-heidelberg.de.
Überwachung der TÜV-Termine, Inspektion, Wartung, Pflege der Dienstkraftfahrzeuge (vgl. Nr. 13 und 15 VwVKfz)
Die für die Fahrzeuge eingeteilten Verantwortlichen sind für die Pflege und den vorschriftsmäßigen und betriebssicheren Zustand ihrer Fahrzeuge verantwortlich. Fällige TÜV- und andere erforderlichen Untersuchungstermine sind einzuhalten.
Aussonderung von Dienstkraftfahrzeugen (Aussonderungsgutachten)
Der Unterhaltskostennachweis des Fahrzeugs dient als Grundlage für die Beurteilung einer Aussonderung. Aus diesem ist ersichtlich, ob das Fahrzeug noch wirtschaftlich betrieben werden kann. Kann das Fahrzeug nicht mehr wirtschaftlich betrieben werden, so ist es nach Nr. 4.4 VwVKfz über ein Internet-Portal (z.B. Zoll-Auktion.de) zu versteigern. Die hierfür erforderliche Restwertermittlung kann bei einem (ortsansässigen) zertifizierten Kfz-Sachverständigen vorgenommen werden. Die Versteigerung wird durch die Universitätsverwaltung veranlasst. Weitere Fragen hierzu beantwortet Ihnen Frau Nano / Frau Smith, Abt. 4.1, Tel. 54-12402 oder 54-12401, E-Mail: d4sekr@zuv.uni-heidelberg.de.
