Erläuterung FIBU 6
Das Formular besteht aus 4 Blättern, 2 weißen (Auszahlungsanordnungen) und 2 blauen (Annahmeanordnungen). Dem Zahlungsempfänger (Rechnungssteller) und dem Rechnungsempfänger (Zahlungspflichtiger) fallen dabei verschiedene Aufgaben zu.
Hinweise: Die Buchung kann erst erfolgen, wenn Annahme- und Auszahlungsanordnung in der Finanzbuchhaltung vorliegen.
Aufgaben des Rechnungsstellers / Zahlungsempfängers:
1. Schritt: Vom Rechnungsstellers / Zahlungsempfängers ist zunächst auszufüllen:
Zeile 2
Rechnungsempfänger, Rechnungsdaten, Zahlungsempfänger
Zeile 3
Lieferungs- oder Leistungsbeschreibung, Stück- und Gesamtpreis, Rechnungsbetrag
Zeile 6
nur bei Inventarkauf: Inventarnummer und Anlagennummer
Zeile 7
Begründung
2. Schritt: Danach ist die Auszahlungsanordnung abzutrennen und mit der Rechnung an den Rechnungsempfänger zu schicken. Nun kann die Annahmeanordnung weiter vervollständigt werden
Zeile 1
Anordnende Stelle
Zeile 4
Hier ist einzutragen, welcher Kostenstelle oder welchem Auftrag der Rechnungsbetrag gutgeschrieben werden soll. Das entsprechende Sachkonto (Ertrag) entnehmen Sie dem Kontierungshandbuch. Sofern verschiedene Sachkonten/Aufträge/Kostenstellen betroffen sind, bitte die jeweiligen Konten mit den Einzelbeträgen eintragen.
Zeile 5
IDNr. -optional- , nur zu füllen, wenn eine ID-Nr. vergeben wird (ehemals HÜL-Nr.)
Zeile 8
Feststellungsvermerk(e)
Zeile 9
Datum/Unterschrift Anordnungsbefugte(r)
Schritt 3: Das Original der Annahmeanordnung senden Sie an die Universitätsverwaltung (Abteilung 4.3), der Durchschlag ist für Ihre Unterlagen bestimmt.
Handelt es sich um einen Kontenausgleich eines Drittmittelfonds, müssen die Unterlagen vorab an Dezernat 6 (Abteilung 6.2) gesendet werden.
Aufgaben des Rechnungsempfängers / Zahlungspflichtigen
Schritt 1: Vom Rechnungsempfänger / Zahlungspflichtigen ist auf der Auszahlungsanordnung auszufüllen.
Zeile 1
Anordnende Stelle
Zeile 4
Hier ist einzutragen, welcher Kostenstelle oder welchem Auftrag der Rechnungsbetrag belastet werden soll. Das entsprechende Sachkonto (Aufwand) entnehmen Sie dem Kontierungshandbuch. Sofern verschiedene Sachkonten/Aufträge/Kostenstellen betroffen sind, bitte die jeweiligen Konten mit den Einzelbeträgen eintragen.
Zeile 5
IDNr. -optional- , nur zu füllen, wenn eine ID-Nr. vergeben wird (ehemals HÜL-Nr.)
Zeile 8
Feststellungsvermerk(e)
Zeile 9
Datum/Unterschrift Anordnungsbefugte(r)
Schritt 2: Das Original der Auszahlungsanordnung senden Sie zusammen mit der Rechnung an die Universitätsverwaltung, der Durchschlag ist für Ihre Unterlagen bestimmt.
