Erläuterung Umbuchungsanordnung FIBU 3

Wesentliche Änderungen in 05/2017:

• Formular steht als ausfüllbares pdf Dokument zur Verfügung
• in Zeile 5 und 6 sind die Namen der Unterzeichner zusätzlich in Druckbuchstaben anzugeben

Allgemeines:

Mit diesem Formular können Buchungsberichtigungen bei den Kontierungsobjekten vorgenommen werden. Es können Buchungen eines Auftrages, einer Kostenstelle oder eines Sachkontos korrigiert werden. Eine Umbuchung wird dann notwendig, wenn eine bereits gebuchte Zahlung, ein bereits gebuchter Geldeingang, etc. von einem Kontierungsobjekt (Kostenstelle oder Auftrag) auf ein anderes übertragen werden soll oder wenn die Zahlung, der Geldeingang, etc. auf dem falschen Sachkonto gebucht wurde.

Die gebuchte Zahlung wird auf dem falschen Kontierungsobjekt oder dem falschen Sachkonto gutgeschrieben und auf dem richtigen Kontierungsobjekt oder Sachkonto endgültig belastet. Der gebuchte Geldeingang wird auf dem falschen Kontierungsobjekt oder dem falschen Sachkonto belastet und auf dem richtigen Kontierungsobjekt oder Sachkonto endgültig gutgeschrieben.

Der Umbuchungsanordnung ist die zu korrigierende Buchung in Kopie beizufügen bzw. die betreffende(n) Belegnummer(n) ist/sind im Feld "Referenz-Belegnummer" anzugeben, damit die umzubuchenden Beträge nachvollzogen werden können. Bei Drittmitteln ist die 3-Monats-Frist vieler Drittmittelgeber zu beachten.

Die Umbuchungsanordnung ist wie folgt auszufüllen:

Zeile 1: Anordnende Stelle
Dienststelle, Telefon- und Fax-Nummer

Zeile 2: Fall A "falsche Auszahlung (Ausgabe, Belastung)"
Haben: Hier sind die Daten des Referenzbeleges/der falschen Auszahlung anzugeben, um eben diese rückgängig zu mache
Soll: Hier sind die Daten so anzugeben, wie die Auszahlung richtig gewesen wäre, es findet dann hier die endgültige Belastung statt.

Zeile 2: Fall B "falschen Annahme (Einnahme, Gutschrift)"
Haben: Hier sind die Daten so anzugeben, wie die Annahme richtig gewesen wäre, es findet dann hier die endgültige Gutschrift statt.
Soll: Hier sind die Daten des Referenzbeleges/der falschen Annahme anzugeben, um eben diese rückgängig zu machen.

Feld Referenz-Belegnummer:
Hier ist/sind die Belegnummer/n einzutragen, welche mit der Umbuchuchung korrigiert werden soll/en. Diese findet man im Einzelpostenbericht in der Spalte "RefBelnr".

Zeile 3: ID-Nr. (optional)
Dieses Feld ist nur zu füllen, wenn eine ID-Nr. vergeben wird (ehemals HÜL- Nr.).

Zeile 4: Begründung
Die Umbuchung ist verständlich zu begründen (z.B. "falsche Kostenstelle verwendet"), sofern inventarisierte Gegenstände betroffen sind, ist die Inventarnummer anzugeben.

Zeile 5: Feststellungsvermerke
Die sachliche und rechnerische Richtigkeit ist zu bestätigen. Zusätzlich Name(n) in Druckbuchstaben.

Zeile 6: Anordnung
Datum & Unterschrift des/der Anordnungsbefugten. Zusätzlich Name in Druckbuchstaben.

Das Original sowie den Durchschlag "Referenzbeleg Fibu" reichen Sie bitte mit den zugehörigen Unterlagen ein.