Bereichsbild
Kontakt

Abteilung 4.3: Finanzbuchhaltung
Dr. Nicole Sommerschuh
Tel. +49 6221 54-12430
nicole.sommerschuh@zuv.uni-heidelberg.de 

Homepage der Abteilung

 
Weiterführende Informationen

Formulare und Downloads

Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit
(Beitrag A8 Verwaltungshandbuch Universität)

Anordnungsbefugnis
(Beitrag aus dem Verwaltungshandbuch der Universität)

 
SUCHE

Anweisen von Rechnungen und Gutschriften

Rechnungseingang/ Gutschriftseingang

Alle bei einer Dienststelle eingehenden Rechnungen und Gutschriften sollen am Eingangsstag mit dem Eingangsstempel und bei der Bearbeitung mit dem Feststellungstempel zu versehen.

Der Eingangsstempel enthält folgende Informationen:

  • Bezeichnung „Universität Heidelberg“
  • Dienststellennummer
  • Tag des Rechnungseingangs
  • Hinweis auf möglichen Skontoabzug
    (entsprechendes Feld ist anzukreuzen)
  • Vergabeart
    (entsprechendes Feld ist anzukreuzen)

Der Feststellungsstempel enthält folgende Angaben:

  • Sachlich richtig
  • Rechnerisch richtig mit
  • Inventar-Nr.
  • Bücherverzeichnis Nr.
    (hier Eintrag ab xx Euro)

 

Bearbeitung der Rechnung

Rechnungen/Gutschriften sind unverzüglich zu bearbeiten und nach Eingang und Prüfung der Ware bzw. der Leistung zur Zahlung anzuordnen. Die aktuellen Formulare und Ausfüllanleitungen für Auszahlungs- und Annahmeanordnungen finden sich unter "Formulare und Downloads"

Im SAP-System sind Zahlungskonditionen der einzelnen Lieferanten hinterlegt, Skonto wird (wenn gewährt) automatisch abgezogen. Sollten Sondervereinbarungen mit Lieferanten vereinbart worden sein, vermerken Sie dies bitte auf der Auszahlungsanordnung. Die zahlungsbegründenden Unterlagen (Rechnungen über Lieferungen und Leistungen, Nachweise von Auslagen, Verträge, gerichtliche Schriftstücke und Bewilligungsbescheide) sind der Auszahlungsanordnung im Original beizufügen.

Kann das Original nicht beigefügt werden, so sind Kopien oder Abschriften zu verwenden. Können keine begründenden Unterlagen beigefügt werden, ist eine schriftliche Begründung auf einer gesonderten Anlage notwendig. Sofern Unterlagen wegen ihres Umfangs oder aus anderen Gründen nicht beigefügt werden können, sind diese so zu kennzeichnen, dass eine Zuordnung jederzeit möglich ist. Auf der Auszahlungsanordnung sind die Art, die Zahl und der Verbleib der Unterlagen anzugeben.

Werden Schriftstücke in fremder Sprache als begründende Unterlage verwendet, so ist zum besseren Verständnis eine Übersetzung der wesentlichsten Teile zu fertigen, die vom Übersetzer zu unterschreiben ist. Auszahlungsanordnung und zugehörige Unterlagen sind fest miteinander zu verbinden, so dass einzelne Teile nicht verloren gehen können (Heftklammer, keine Büroklammer).

Bearbeiten Sie alle Rechnungen so rechtzeitig, dass diese mehrere Arbeitstage vor Fälligkeit bei der Poststelle der Universitätsverwaltung eingehen. Bei Skontoverlusten oder Zahlung von Verzugszinsen, Mahngebühren u.ä. muss im Einzelfall geprüft werden, wer für die verspätete Zahlungsanweisung verantwortlich ist; ggf. erfolgt eine Regressprüfung.
 

Hinweise

  • Notwendige Barauslagen sind durch quittierte Rechnungen oder Quittungen zu belegen.
  • Rechnungen, in denen auf Lieferscheine verwiesen wird, sind durch diese Lieferscheine zu ergänzen.
  • Ist eine Rechnung verlorengegangen oder nicht auffindbar, so ist beim Lieferanten eine Rechnungskopie anzufordern. Auf dieser Kopie ist zu vermerken, dass die Originalrechnung nicht vorliegt. Dieser Vermerk muss unterschrieben werden.
  • Faxrechnungen sind für die Zahlungsanweisung nicht zugelassen. Begründete Ausnahmen sind nur möglich, wenn die Originalrechnung nachgereicht wird.

 

Prüffähigkeit von Rechnungen

Zweck und Anlass einer Zahlung muss sich aus den begründenden Unterlagen zweifelsfrei ergeben. Dies bedeutet u.a., dass die in den Rechnungen aufgeführten Lieferungen und Leistungen sowie deren Verwendungszweck für die Finanzbuchhaltung verständlich sind. Lieferungen und Leistungen, deren Verwendung im Lehr- und Forschungsbetrieb nicht einwandfrei zu erkennen ist, oder deren Artikelbezeichnung durch Abkürzungen oder Nummern dargestellt sind, müssen daher entsprechend begründet oder erläutert werden. Für einige bestimmte Rechnungsarten bitte nachfolgende Ausführungen beachten:

  • Reparaturrechnungen sollen nicht pauschaliert sein. Bereits bei der Auftragsvergabe ist darauf hinzuweisen, dass die Rechnung nach den einzelnen Kostenfaktoren – Arbeitszeit, Fahrtkosten, Material usw. – aufgeschlüsselt wird. Erhaltene Arbeitsnachweise, Kundendienstberichte o. ä. sowie Kostenvoranschläge sind der Rechnung beizufügen.
  • Außerdem ist auf der Rechnung die allgemeinverständliche Gerätebezeichnung anzugeben.
  • Anzeigenrechnungen sind die Zeitungsausschnitte oder der Anzeigentext beizufügen.
  • Rechnungen für angefertigte Stempel ist der Stempelabdruck beizufügen.
  • Beauftragt eine mittelbewirtschaftende Stelle eine/einen Universitätsbedienstete(n) mit der Beschaffung einer Ware oder Dienstleistung, ist für die Erstattung der Auslagen die quittierte Rechnung oder ein entsprechender anderer Zahlungsnachweis nötig. Rechnungen, die von der/dem Universitätsbediensteten selbst erstellt werden, können nicht anerkannt werden.

 

E-Mail: Seitenbearbeiter
Letzte Änderung: 22.11.2017
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