Bereichsbild
Dezernat Finanzen
Abteilungen des Dezernats im Überblick

Abteilung 4.1
Haushalt und Beschaffung

Abteilung 4.2
Controlling und Berichtswesen

Abteilung 4.3
Finanzbuchhaltung und Zahlungsverkehr

Abteilung 4.4
Steuern

 
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Service Finanzen

Finanzen
Beschaffung

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Dezernats Finanzen unterstützen die Mitglieder der Universität bei der Verwaltung und der Verwendung von Landesmitteln. Sie sind Ansprechpartner für Fragen der Buchhaltung und des Zahlungsverkehrs sowie für Steuerthemen.

Finanzen



A

Abschläge

Abschlagszahlung

Anlagenbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung

In der Anlagenbuchhaltung werden die Vermögensgegenstände des Anlagevermögens der Universität Heidelberg erfasst und verwaltet, d.h. die Rechnungen werden gebucht und ein Anlagegut/mehrere Anlagegüter wird/werden angelegt.

Anlagenbuchhaltung / Inventarisierung

Annahmeanordnung

Anordnungsbefugnis

Anschreibliste

Anschreibliste

Liste für Bar-Einnahmen aus Verkäufen etc. (Formular FIBU 14). Das Formular ist eingestellt unter "Geldannahmestelle" und steht dort zum Downloaden bereit.
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Anweisung von Rechnungen und Gutschriften

Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfristen

Quittungsblöcke:
Quittungsblöcke müssen 3 Jahre bei der Geldannahmestelle aufbewahrt werden.

Aufbewahrungsdauer für Kassenanordnungen:
Alle Kassenanordnungen mit ihren begründenden Anlagen werden 10 Jahre bei der Finanzbuchhaltung aufbewahrt. Die bei den mittelbewirtschaftenden Stellen verbleibenden Durchschriften der Kassenanordnungen müssen nicht über das laufende Haushaltsjahr hinaus aufgehoben werden. Es wird jedoch empfohlen, die v.g. Unterlagen 3 Jahre aufzubewahren, da die Prüfverfahren durch die nachgeordneten Prüfinstanzen teilweise erst nach Ablauf dieses Zeitraumes abgeschlossen sind.

Auslagenersatz / Auslagenerstattung

Auswertungen und Berichte (SAP)

Auszahlungsanordnung

B

Bankdaten Ausland

Bankverbindungen

Bankverbindungen

Baden-Württembergische Bank
Kleiner Schlossplatz 11, 70173 Stuttgart
IBAN: DE69 6005 0101 7421 5004 36
SWIFT/BIC: SOLADEST600
(BLZ 600 501 01 Kto. 7421 5004 36)

Sparkasse Heidelberg
IBAN: DE55 6725 0020 0000 0219 11
SWIFT/BIC: SOLADES1HDB
(BLZ 672 500 20 Kto. 21 911)

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Barschalter der Universitätskasse

Bearbeitung von Rechnungen und Gutschriften

Belegversand und Belegvorbereitung (Papierbelege und eRechnung) Passwort geschützt

Beschäftigtenbezug / Angabe LBV-Personalnummer

Bewirtung

Budgetierung

D

Daueranweisungen

Debitorenbuchhaltung

Debitorenbuchhaltung

In der Debitorenbuchhaltung werden die offenen Forderungen, die nicht Drittmittel betreffen, erfasst (Drittmittelforderungen werden im Dezernat Forschung bearbeitet).

Eingehende Zahlungen werden den offenen Posten zugeordnet, ungeklärte Geldeingänge werden überwacht.

Im Bereich der Debitorenbuchhaltung ist auch das Mahnwesen angesiedelt.

Deutsches Jugendherbergswerk

Dienstfahrzeuge

Dienstfahrzeuge

Dienstkraftfahrzeuge, Dienstwagen
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E

eRechnung (inkl. Dienstanweisung)

eRechnung (inkl. Dienstanweisung)

Die Universität Heidelberg führt ein System zum Empfang, der Bearbeitung sowie der Archivierung elektronischer Rechnungen ein (eRechnung). Weitere Informationen finden Sie auch in der Dienstanweisung eRechnung.
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Exkursionen

F

Feststellungsvermerk

Feststellungsvermerk

Unter Feststellungsvermerk versteht man die Unterschrift, die die rechnerische und/oder sachliche Richtigkeit einer Anordnung feststellt/bestätigt.
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Formulare Buchhaltung

Forschungsgroßgeräte

Fremdwährungen

G

Gastaufenthalt im Rahmen eines Forschungsprojekts oder einer wissenschaftlichen Veranstaltung

Gebäudeverwaltung Passwort geschützt

Gebührenordnung (Verwaltungsgebühren)

Gebührenordnung (Verwaltungsgebühren)

Hier finden Sie die aktuelle Gebührenordnung sowie ab. S. 3 im PDF eine Auflistung aktueller Verwaltungsgebühren im Bereich Studium
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Geldannahmestellen

GEMA

Gutschriftsbearbeitung

H

Handvorschüsse / Handkasse

Haushaltsplan der Universität Heidelberg

Haushaltsüberwachung (HÜL / ID-Nr.)

Hausmeisterdienst Passwort geschützt

Hausmeisterdienst-Dienstanweisung Passwort geschützt

Hausmeisterdienst-Reorganisation Passwort geschützt

Honorarvertragswesen Passwort geschützt

I

Interner Markt / Interne Leistungsverrechnung

Intrahandelsstatistik (Intrastat)

Inventaretiketten

Inventaretiketten

Neue Inventaretiketten erhalten Sie bei Frau Gregor, Tel. +49 6221 54-3631, E-Mail: gregor@zuv.uni-heidelberg.de.

Inventarisierung

Inventarisierung

Inventarisierungsregeln, sh. auch Anlagebuchhaltung
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K

Kassenanordnungen

Kennzahlen, Hinweise zur Verwendung

Kontierungshandbuch

Kontrollmitteilung / Steuerkartei

Korruptionsprävention

Kranzspenden / Nachrufe

Kreditorenbuchhaltung

Kreditorenbuchhaltung

In der Kreditorenbuchhaltung werden die Rechnungen/ Auszahlungsanordnungen für in- und ausländische Lieferanten/Dienstleister (Formulare FIBU1 und FIBU2) erfasst. Des Weiteren wird in der Kreditorenbuchhaltung die Verbuchung der Reisekosten vorgenommen.

Künstlersozialabgabe

M

Mietfahrzeuge

Mitgliedschaften

Mittelbewirtschaftung

Mittelherkunft

Mobilfunk (Handy)

Münzgeldeinzahlungen Spk / Safebag

N

Nachrufe

P

Personalkostenverbuchung

Q

Qualitätssicherungsmittel – Rechtsverpflichtungen

Qualitätssicherungsmittel, altes Recht

Qualitätssicherungsmittel, studentische

R

Rechnerisch-Richtig-Feststellung

Rechnungen und Gutschriften bearbeiten

Rechnungsformulare

Rechnungsnummer

Rechnungsstellung

Reinigung Passwort geschützt

Reinigung - Leistungsverzeichnis Passwort geschützt

Reinigung-Begriffsbestimmungen Passwort geschützt

Reinigung-Eigenreinigung Passwort geschützt

Reinigung-Fremdreinigung Passwort geschützt

Reisekosten Kontierungshilfe

Repräsentation - Repräsentationsausgaben / Bewirtungskosten

Risikomanagement

Rundfunkgebühren (GEZ)

S

Sachlich-Richtig-Feststellung

Splitting-Verbot

Splitting-Verbot

Verwendung von Drittmitteln
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Steuer (Steuerangelegenheiten)

Steuerkartei / Kontrollmitteilung

Steuernummern

Steuernummern

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
DE811225433

Umsatzsteuer-Nummer
32082/01782
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Stipendien, drittmittelfinanzierte Forschungsstipendien

T

Todesanzeige

Traueranzeige

Trinkgelder

U

Umbuchungen

Umsatzsteuer

Umzüge, Umzugsleistungen Passwort geschützt

V

Verlagern von Geräten

Versicherung

Versicherungen

Vordrucke Buchhaltung

Vorgriffe

Vorleistung/Vorauszahlung/ Vorkasse/Pro Forma Rechnung

Vorschüsse

VWV-Kostenfestlegung

VWV-Kostenfestlegung

Verwaltungskosten - Festlegung von, Festsetzung von Gebühren und sonstigen Entgelten
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W

Werkvertrag Passwort geschützt

Wertgrenzen Beschaffung

Z

Zahlungsbegründende Unterlage

Zahlungsverkehr

Zahlungsverkehr

Bankverbindung, Schalterkasse, Steuernummer
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Zeichnungsbefugnis (inkl. Dienstanweisung)

Zollnummern-Vergabe

Zulassung eines Privat-Kfz zum Dienstreiseverkehr

Zuwendungen an Dritte

 

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Beschaffung



A

Aktenvernichter Passwort geschützt

Apple Passwort geschützt

Ascher Passwort geschützt

Audioausstattung Passwort geschützt

Ausschreibung Beschaffungswesen Passwort geschützt

Ausstattung Dienstzimmer Passwort geschützt

Ausstattung Hörsäle Passwort geschützt

Ausstattung sonstige Räume Passwort geschützt

B

Beamer Passwort geschützt

Beschaffung/Einkauf

Beschaffungshandbuch

Besprechungsstühle Passwort geschützt

Bibliotheksregale Passwort geschützt

Blendschutz Passwort geschützt

Büromaterial Passwort geschützt

Büromöbel Passwort geschützt

Bürostühle Passwort geschützt

C

Camcorder Passwort geschützt

Covid 19 Desinfektionsmittel Bestellformular Altstadt / Lieferschein

Covid 19 Masken Bestellformular Altstadt / Lieferschein

Covid 19 Neuer Workflow

D

Daten-/Videoprojektoren Passwort geschützt

Dienstsiegel Passwort geschützt

Digitalkamera Passwort geschützt

Diktiergeräte Passwort geschützt

Drehstühle Passwort geschützt

Drucker Passwort geschützt

E

EDV-Material Passwort geschützt

EDV-Software Passwort geschützt

Entrümpelung Passwort geschützt

Entsorgung Passwort geschützt

Erste-Hilfe-Kästen Passwort geschützt

F

Faxgeräte Passwort geschützt

Formulare Beschaffung Passwort geschützt

G

Gebrauchtbörse Passwort geschützt

H

Hausbewirtschaftung Passwort geschützt

Heizöl Passwort geschützt

J

Jalousien Passwort geschützt

K

Kopierwesen Passwort geschützt

Kühlschränke Passwort geschützt

L

Laborgeräte Passwort geschützt

Labormöbel Passwort geschützt

Laborstühle Passwort geschützt

Lampen Passwort geschützt

Laptop/Notebook Passwort geschützt

Leitern Passwort geschützt

Leuchtstoffröhren Passwort geschützt

M

Metro Passwort geschützt

Möbel Passwort geschützt

Monitore Passwort geschützt

Müllbehälter Passwort geschützt

N

Netzwerkkomponenten Passwort geschützt

P

PC Passwort geschützt

Pfand

Pfand

Wurde im Zusammenhang mit Bewirtungsausgaben Flaschenpfand bezahlt, so ist dieses nach Rückgabe der Flaschen wieder den Haushaltsmitteln zurückzuführen, aus denen es bezahlt wurde.
Für in Verlust geratene oder zu Bruch gegangene Flaschen muss das Pfand nicht zurückgeführt werden.

R

Recyclingpapier Passwort geschützt

Regale Passwort geschützt

Reinigungsgeräte Passwort geschützt

Reinigungsmaterial Passwort geschützt

S

Schließanlage Passwort geschützt

Schließzylinder Passwort geschützt

Schlüssel Passwort geschützt

Schränke Passwort geschützt

Schutzkleidung Passwort geschützt

Seminarraummöbel Passwort geschützt

Sicherheitskleidung Passwort geschützt

Stahlschränke Passwort geschützt

Stempel Passwort geschützt

Stühle Passwort geschützt

T

Tafeln Passwort geschützt

V

Verbandskästen Passwort geschützt

Vergabedokumentation

Versicherung

Vorhänge Passwort geschützt

W

Warenbörse / Gebrauchtwarenbörse Passwort geschützt

Wertgrenzen Beschaffung

Whiteboards Passwort geschützt

Wissenschaftliche Geräte Passwort geschützt

Wissenschaftlicher Verbrauch Passwort geschützt

E-Mail: Seitenbearbeiter
Letzte Änderung: 29.11.2021
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