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Flächenbudgetierung

Die Flächenbudgetierung ist Teil der Gesamtbudgetierung der Institute und erfolgt in jährlichem Turnus zusammen mit der Herausgabe des Budgetheftes durch die Abteilung Controlling und Berichtswesen der Universitätsverwaltung. Folglich gelten dieselben Datengrundlagen, Zuordnungen zu Budgetierungsclustern, Erhebungsstichtage und Fristen. Im Rahmen der Flächenbudgetierung wird die aktuell belegte Bestandsfläche mit einem rechnerisch ermittelten Flächenbedarf verglichen. Gegenstand dieses Abgleichs sind die Nutzflächenkategorien „Büroflächen“ und „Laborflächen“, andere Kategorien werden derzeit nicht betrachtet. Das Flächenbudgetierungsmodell orientiert sich am Verfahren zur Flächenbemessung von Neubaumaßnahmen durch die staatliche Hochbauverwaltung, sodass es den aktuellen und künftigen Rahmenbedingungen für die bauliche Entwicklung der Universität entspricht. Ermittelte Flächenüberschüsse werden vor dem Hintergrund einer adäquaten Ressourcenallokation monetär bewertet. Die Finanzmittel werden zum Ausgleich bestehender Flächendefizite umverteilt.

1 Bestandsfläche

Die betrachtete Bestandsfläche definiert sich über Nutzungsgruppen, welche aus den sogenannten Nutzungsarten gemäß DIN 277 gebildet werden. Zur Ermittlung werden die in der zentralen Raumdatenbank der Universitätsverwaltung zum Stichtag 1. Januar erfassten Daten herangezogen. Für eine entsprechende Zuordnung der Nutzungsgruppen zu Nutzungsarten sei auf Anhang „Nutzungsarten nach Nutzungsgruppen“ verwiesen.

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1.1 Bestandsfläche Büro

Die aktuell belegte Bürofläche werden für jede zu budgetierende Einheit nach Nutzungsgruppen und Gebäuden dargestellt (vgl. Blätter zur Flächenbudgetierung, Anlage, Blatt „Teil A: Erfasste Raumdaten“) und anschließend aufsummiert (vgl. Blätter zur Flächenbudgetierung, Blatt „Teil 1: Bestandsfläche“). Büroraumgrößen von 25 m² oder größer sind zumeist der Situation im Gebäudebestand geschuldet (Altbau). Daher wird ein Abschlag in Höhe von 25 % auf die Fläche der unter der Nutzungsgruppe „31 Büroflächen“ erfassten Räume gewährt, falls der Anteil an Büroräumen mit einer Fläche von 25 m² oder mehr im Verhältnis zum Gesamtbestand der Büroflächen nicht kleiner als 40 % ist. Somit steht der real belegten Büroraumfläche ggf. eine korrigierte (abgeminderte) Bürofläche für die Flächen in Nutzungsgruppe „31 Büroflächen“ gegenüber (siehe Abbildung 1). Die Summe aus dieser Fläche und der Büroergänzungsfläche (Nutzungsgruppen 32–37) ergibt die Bestandsfläche Büro, welche dem rechnerisch ermittelten Büroflächenbedarf gegenüber gestellt wird.

Abbildung 1: Ermittlung Bestandsflächen Büro / LaborAbbildung 1: Ermittlung Bestandsflächen Büro / Labor

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1.2 Bestandsfläche Labor

Allgemeiner Hinweis: Die Laborflächen werden nur für Einrichtungen mit experimenteller Arbeitsweise budgetiert; somit wird auch nur für diese Einrichtungen die Bestandsfläche Labor ermittelt und ausgewiesen.

Die aktuell belegte Laborfläche wird analog zur Bestandsfläche Büro für jede zu budgetierende Einheit nach Nutzungsgruppen und Gebäuden dargestellt (vgl. Blätter zur Flächenbudgetierung, Anlage, Blatt „Teil A: Erfasste Raumdaten“) und aufsummiert (vgl. Blätter zur Flächenbudgetierung, Blatt „Teil 1: Bestandsfläche“). Sie dient als Vergleichsgrundlage gegenüber dem rechnerisch ermittelten Laborflächenbedarf.

Aus der Berechnung des Flächenbedarfs Labor des Personalbestands (vgl. Flächenbedarf Labor) ergeben sich sogenannte Standardlaborflächen, die dann der Bestandsfläche Labor gegenübergestellt werden. Um Standardlaborflächen von sogenannten Sonderlaborflächen abzugrenzen, wurde im Rahmen der Vorbereitungen auf die Flächenbudgetierung 2016 von den Instituten erstmals die zur Klassifizierung als Sonderlabor nötigen Kriterien (Sicherheitsstufe, dominierende Nutzungsfunktion, Nutzungen durch mehrere Einrichtungen, Belichtung durch Tageslicht, Vorhandensein eines ständigen Schreibarbeitsplatzes) abgefragt und erfasst. Dies soll der Tatsache Rechnung tragen, dass der Umfang der benötigten Sonderlaborflächen in der Regel nicht direkt an den Personalbestand gekoppelt ist.

Beginnend mit der Flächenbudgetierung 2016 werden Sonderlaborflächen für Einrichtungen mit biologisch‑/chemisch‑experimenteller Arbeitsweise durch einen pauschalen Abschlag in Höhe von 25 % der Standardlaborflächen berücksichtigt. Dieser Pauschalansatz wurde aus der oben genannten Abfrage ermittelt. Für andere Arbeitsweisen ist derzeit kein Abschlag vorgesehen.

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2 Flächenbedarf

Der Flächenbedarf des Personalbestands sowie dem darüber hinausgehenden Flächenbedarf für Stipendiaten und Studierende ergibt in der Summe den Flächenbedarf der Einrichtung.

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2.1 Flächenbedarf des Personalbestands

Der Flächenbedarf Personal ergibt sich aus dem Personalbestand der jeweiligen Einheit. Dieser entspricht dem Stand der Personaldatenbank der Universitätsverwaltung zum Stichtag 1. Januar.

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2.1.1 Arbeitsplatzbedarf

Zunächst wird der gesamte Personalbestand zuzüglich nicht besetzter Stellen (vgl. Blätter zur Flächenbudgetierung, Anlage, Blätter „Teil B: Beschäftigungsverhältnisse“ und „Teil C: Freie Stellen“) nach Personalkategorien zusammengefasst (siehe Anhang „Personal nach Personalkategorien“) und die Summe der Vollzeitäquivalente (ΣVZÄ) pro Kategorie ermittelt. Aus der Division dieser Summe ΣVZÄ durch die Anzahl der Beschäftigten – kurz „Köpfe“ – ergibt sich ein durchschnittliches Vollzeitäquivalent ØVZÄ (siehe Abbildung 2). Dies dient der Berücksichtigung von Personen mit mehreren Beschäftigungs­verhältnissen. Zum Ausgleich des erhöhten Flächenbedarfs bei Teilzeitbeschäftigungsverhältnisse wird dem durchschnittlichen Vollzeitäquivalent ØVZÄ wird ein Teilzeitfaktor TZF zugeordnet (siehe Anhang "Durchschnittliches Vollzeitäquivalent zu Teizeitfaktor"). Für wissenschaftliche Hilfskräfte – „Hiwis“ – wird der Beschäftigungsumfang in Stunden Σh, Hiwi zuvor gemäß dem Ansatz 40 h/Monat = 1 VZÄHiwi umgerechnet. Die Multiplikation von ΣVZÄ und TZF ergibt den rechnerischen Arbeitsplatzbedarf AP je Personalkategorie (vgl. Blätter zur Flächenbudgetierung, Blatt „Teil 2: Flächenbedarf Personal“, Spalte „Arbeitsplätze (AP)“).

Abbildung 2: Ermittlung Arbeitsplatzbedarf Personal Abbildung 2: Ermittlung Arbeitsplatzbedarf Personal

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2.1.2 Flächenbedarf Büro

Der Büroflächenbedarf ergibt sich aus der Multiplikation des Arbeitsplatzbedarfs je Personalkategorie AP mit dem zugehörigen Flächenfaktor FFBüro (siehe Abbildung 3). Der Flächenbedarf Büro (vgl. Blätter zur Flächenbudgetierung, Blatt „Teil 2: Flächenbedarf Personal“, Spalte „Flächenbedarf Büro“) der budgetierten Einrichtung errechnet sich aus der Summe des Büroflächenbedarfs aus den einzelnen Personalkategorien.

Die angesetzten Flächenfaktoren (siehe Abbildung 3) berücksichtigen den Bedarf an Büroergänzungsfläche in Höhe von 2 m² / Arbeitsplatz. Mit der Flächenbudgetierung 2016 findet außerdem der Flächenbedarf für Sozialräume (Pausenräume) mit einem Flächenfaktor von 0,3 m² / Arbeitsplatz Eingang in die Ermittlung. Die unten angegebenen Flächenfaktoren fassen den Bedarf an Büroflächen, Büroergänzungsfläche und Sozialräumen zusammen.

Abbildung 3: Ermittlung Flächenbedarf Büro Personal Abbildung 3: Ermittlung Flächenbedarf Büro Personal

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2.1.3 Flächenbedarf Labor

Allgemeine Hinweise:
Die Laborflächen werden nur für Einrichtungen mit experimenteller Arbeitsweise budgetiert; somit wird der Flächenbedarf Labor auch nur für diese Einrichtungen ermittelt und ausgewiesen.
Ausschließlich für den Lehrbetrieb vorbehaltene Praktikumslabore sind Unterrichtsfläche, die jedoch im Rahmen der Flächenbudgetierung bisher nicht berücksichtigt wird.

Jeder Personalkategorie ist ein Anteilsfaktor bezüglich der durchschnittlich im Labor verbrachten Arbeitszeit zugeordnet. Aus der Multiplikation von Arbeitsplatzbedarf AP und zeitlichem Anteilsfaktor AFLabor ergibt sich der entsprechende Arbeitsplatzbedarf im Labor (siehe Abbildung 4). Im nächsten Schritt erfolgt die Multiplikation mit dem entsprechend der vorherrschenden Arbeitsweise im Labor zugeordneten Laborflächenfaktor FFLabor. Die Summe der Flächen aus allen Personalkategorien errechnet sich der Flächenbedarf Labor (vgl. Blätter zur Flächenbudgetierung, Blatt „Teil 2: Flächenbedarf Personal“, Spalte „Flächenbedarf Labor“) der budgetierten Einrichtung.

Die Berücksichtigung von Sonderlaborflächen erfolgt über einen pauschalierten Abschlag als prozentualer Anteil der Bestandsflächen Labor (vgl. Bestandsfläche Labor).

Abbildung 4: Ermittlung Flächenbedarf Labor Personal Abbildung 4: Ermittlung Flächenbedarf Labor Personal

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2.2 Weiterer Flächenbedarf

Neben dem zentral erfassten Personalbestand werden Stipendiaten und Studierende in der Berechnung des Flächenbedarfs berücksichtigt. Die Datengrundlage für beide Gruppen wird dem zugehörigen Budgetheft des jeweiligen Jahres mit den dort geltenden Stichtagen entnommen.

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2.2.1 Stipendiaten

Allgemeiner Hinweis: Um dem Umstand Rechnung zu tragen, dass Stipendien in der Regel nicht für genau ein Jahr vergeben werden, beziehen sich alle angesetzten Werte und Faktoren auf Monate. Zur Berechnung des Arbeitsplatzäquivalents wird von einem durchschnittlichen Stipendium in Höhe von 1.200 €/Monat ausgegangen. Die angegebenen Flächenfaktoren beziehen sich auf einen Monat; um diese mit denen der restlichen Berechnung zu vergleichen, müssen die Werte entsprechend mit 12 multipliziert werden, die eingeworbenen Stipendienmittel im Gegenzug dafür durch 14.400 €/Jahr dividiert werden.

Auf Grundlage der von den budgetierten Einheiten gemeldeten Stipendienmitteln erfolgt eine Umrechnung in Arbeitsplatzäquivalente. Diese Arbeitsplatzäquivalente ergeben sich aus der Division der Stipendienmittel durch einen festen Wert in Höhe von 1.200 €. Für die Umrechnung von Arbeitsplatzäquivalenten in Flächen kommen anschließend je nach Budgetierungscluster und Arbeitsweise unterschiedliche Flächenfaktoren für Büroflächen FFS, Büro und Laborflächen FFS, Labor zum Tragen (siehe Abbildung 5). Der so ermittelte Flächenbedarf Stipendiaten (vgl. Blätter zur Flächenbudgetierung, Blatt „Teil 3: Flächenbedarf Stipendiaten / Studierende / Gastwissenschaftler“) wird zum bestehenden Flächenbedarf des Personalbestands addiert.​

Abbildung 5: Ermittlung Flächenbedarf Stipendiaten Abbildung 5: Ermittlung Flächenbedarf Stipendiaten

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2.2.2 Studierende

Allgemeiner Hinweis: Theoretische Arbeitsplätze für Studierende sind in Bibliotheksflächen vorgesehen, die jedoch im Rahmen der Flächenbudgetierung bisher nicht berücksichtigt werden.

Im Rahmen der Gesamtbudgetierung wird die Anzahl der Studierenden SZ (gewichtete Studierende) ermittelt. Unter der generellen Annahme, dass sich 10 % der Studierenden in der Studienabschlussphase befinden und somit Bedarf an einem Arbeitsplatz haben, ergibt sich die Anzahl der fortgeschrittenen Studierenden FS. Diese Anzahl wird mit dem entsprechenden Laborflächenfaktor FFFS (siehe Abbildung 6) multipliziert, um den Flächenbedarf Studierende (vgl. Blätter zur Flächenbudgetierung, Blatt „Teil 3: Flächenbedarf Stipendiaten / Studierende / Gastwissenschaftler“) zu ermitteln. Dieser wird zum Flächenbedarf des Personalbestands addiert.

Abbildung 6: Ermittlung Flächenbedarf StudierendeAbbildung 6: Ermittlung Flächenbedarf Studierende

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2.2.3 Gastwissenschaftler

Im Rahmen der Flächenbudgetierung soll dem Bedarf an Flächen für Gäste Rechnung getragen werden. Dabei wird davon ausgegangen, dass ein Professor im Jahresverlauf durchschnittlich ein halbes Jahr einen Gast aufnimmt. Mithin wird pro Professor (Anzahl besetzter und nicht besetzter Stellen sowie Stellen aus Drittmittel-Beschäftigungsverhältnissen) die Hälfte eines Arbeitsplatzes angesetzt und mit den entsprechenden Flächenfaktoren (8 m² Bürofläche / Arbeitsplatz, Laborflächenfaktor je nach Arbeitsweise; siehe Abbildung 7) multipliziert. Dadurch ergibt sich der Flächenbedarf Gastwissenschaftler (vgl. Blätter zur Flächenbudgetierung, Blatt „Teil 3: Flächenbedarf Stipendiaten / Studierende / Gastwissenschaftler“), der zum Flächenbedarf des Personalbestands zu addieren ist.

Abbildung 7: Ermittlung Flächenbedarf Gastwissenschaftler Abbildung 7: Ermittlung Flächenbedarf Gastwissenschaftler

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3 Monetäre Bewertung

3.1 Ermittlung des Gesamtflächenbudgets

Die ermittelte Bestandsfläche und der ermittelte Flächenbedarf werden jeweils für Büro- und Laborflächen miteinander verrechnet. So ergibt sich für beide Flächenarten ein Flächenüberschuss bzw. -defizit.

Aufgrund ihrer unterschiedlichen Bau- und Betriebskosten werden Büro- und Laborflächen im Verhältnis 1:2 monetär bewertet. Die Ergebnisse werden für die jeweilige budgetierte Einrichtung miteinander verrechnet (siehe Abbildung 8). So ergibt sich das monetäre Gesamtflächenbudget (vgl. Blätter zur Flächenbudgetierung, Blatt „Übersicht & Gesamtflächenbudget“) der budgetierten Einrichtung.

Abbildung 8: Ermittlung des Gesamtflächenbudgets Abbildung 8: Ermittlung des Gesamtflächenbudgets

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3.2 Ermittlung der Budgetwirksamkeit (Saldo aus der Flächenbudgetierung)

Um das Verlustrisiko für die budgetierten Institute zu begrenzen, wird ein Flächenüberschuss nur bis zu 1 % des Globalbudgets kostenrelevant (siehe Abbildung 9). Dies führt zu einer gedeckelten Budgetbelastung.

Ein Flächendefizit wird anteilig am aufsummierten Flächendefizit aller Institute bis zu 1% des Globalbudgets der jeweils budgetierten Einheit vergütet. Die Bewertung des Defizits berücksichtigt dabei die Defizite aus Büro- und Laborflächen ebenfalls im Verhältnis 1:2. Entsprechend ergibt sich die gedeckelte Budgetentlastung.

Die Summe aus gedeckelter Budgetbelastung und gedeckelter Budgetentlastung ergibt den Saldo aus der Flächenbudgetierung (vgl. Blätter zur Flächenbudgetierung, Blatt „Übersicht & Gesamtflächenbudget“).

Da es sich bei der Flächenbudgetierung um ein Umverteilungsmodell handelt, kann die Festsetzung der Höhe der Budgetbe- und -entlastung erst nach Bearbeitung aller Änderungsmeldungen abschließend und verbindlich erfolgen (vgl. Durchführung der Flächenbudgetierung).

Abbildung 9: Ermittlung der Budgetwirksamkeit
Abbildung 9: Ermittlung der Budgetwirksamkeit

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4 Durchführung der Flächenbudgetierung

Hinweis: Die anfangs nachgelagerte Möglichkeit zur Flächenrückgabe wirkt sich zukünftig erst auf das Flächenbudget im Folgejahr aus. Eventuelle nicht durch die Einrichtungen verschuldete Korrekturen werden ebenso durch eine Gutschrift im nächsten Jahr berücksichtigt.

Die Durchführung der Flächenbudgetierung erfolgt einmal jährlich in Verbindung mit der Budgetierung. Sie besteht aus einer Phase der Qualitätssicherung und der anschließenden verbindlichen Berechnung des Flächenbudgets.

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4.1 Phase 1: Qualitätssicherung der Bestandsdaten (Januar – März)

Aufbauend auf den Datenbeständen der Raum- und der Personaldaten jeweils zum Stich­tag 01. Januar des laufenden Jahres werden im ersten Quartal Kontrolllisten an die budgetierten Einrichtungen versandt. Diese Kontrolllisten weisen die der Einrichtung zugewiesenen Flächen, den Personalbestand entsprechend der bestehenden Beschäftigungsverhältnisse und nicht besetzte Stellen der Einrichtung mit allen für die Flächenbudgetierung relevanten Grunddaten aus. Der Versand erfolgt im Allgemeinen gemeinsam mit den Datenabfragen zum Budgetheft, um eventuelle Redundanzen zu vermindern. Den Einrichtungen wird so die Möglichkeit gegeben, inhaltliche Fehler zu korrigieren und Änderungen rechtzeitig vor Eintritt der Budgetwirksamkeit (Phase 2) zu melden.

Die im jeweiligen Jahr geltende Frist für Rückmeldungen wird bei Versand der Kontrolllisten bekannt gegeben.

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4.2 Phase 2: Verbindliche Flächenbudgetierung (April)

Zu Beginn des zweiten Quartals wird Anfang April die Berechnung der Flächenbudgets vorgenommen. Unter Berücksichtigung der in Phase 1 gemeldeten Änderungen und Korrekturen werden die Blätter zur Flächenbudgetierung erstellt und zusammen mit dem Budgetheft an die budgetierten Einrichtungen versandt. Diese Blätter bilden die momentane Situation der Einrichtung ab und bewerten diese im gesamtuniversitären Zusammenhang monetär.

Da es sich bei der Flächenbudgetierung um ein Umverteilungsmodell handelt, sind die angegebenen Budgetbe- und -entlastung verbindlich. Nachträgliche Umbuchungen sind nicht möglich, da sich dadurch für alle Einrichtungen Änderungen ergäben. Korrekturen, die nicht durch die Einrichtungen verschuldet sind, werden im nächsten Jahr mit einer Flächengutschrift berücksichtigt.

Phase 2 bildet den Abschluss der Flächenbudgetierung für das laufende Jahr. Die Einrichtungen dürfen jedoch auch im weiteren Jahresverlauf jederzeit Raumrückgaben vornehmen und Änderungen im Raumbestand melden.

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Neuerungen 2017

Im Jahr 2017 gibt es folgende Neuerungen in der Flächenbudgetierung:

  • Berücksichtigung von Gastwissenschaftlern
    Gastwissenschaftler werden mit einem halben Arbeitsplatz pro Professorenstelle berücksichtigt.
  • Durchführung der Flächenbudgetierung
    Die Durchführung der Flächenbudgetierung wird auf zwei Phasen zusammengefasst. Der Teilabschnitt der „vorläufigen Flächenbudgetierung“ entfällt. Flächenrückgaben wirken sich zukünftig nun im Folgejahr budgetär aus. Eine sich ggf. ergebene Gutschrift wird im Folgejahr ausgewiesen und berücksichtigt.
  • Zusatzinformation in der Anlage 6.1 – 6.3 der Qualitätssicherung
    Die Kontrolllisten zu Personal, freien Stellen und Flächen werden um eine Angabe zur Budgetwirksamkeit erweitert. Sonderforschungsbereiche und andere nicht budgetierte Einheiten werden bei eindeutiger organisatorischer Zuordnung zu einer Einrichtung ebenfalls ausgewiesen.

Einen vollständigen Überblick über alle Neuerungen der vergangenen Jahre ist im Handbuch Flächenbudgetierung zu finden.

E-Mail: Seitenbearbeiter
Letzte Änderung: 25.04.2017
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