Erstausstattungsmittel
Bewirtschaftung der Erstausstattungmittel
Mit Beginn des Jahres 2018 wurde die Bewirtschaftung von Erstausstattungsmitteln bei Baumaßnahmen neu strukturiert. Nach wie vor stehen diese Finanzmittel des MWK der Universität für eine zweckgebundene Verausgabung bei Neubauten und Sanierungsmaßnahmen zur Verfügung, jedoch erfolgt die Bewirtschaftung künftig in direkter Abstimmung mit der jeweiligen Projektleitung in der Universitätsverwaltung, Abteilung 3.2. Mit diesem Vorgehen werden die Dienststellen in der Planungsaufgabe besser unterstützt und eine nachhaltige Investition in die Gebäudeausstattung gewährleistet werden.
Was beinhaltet die Erstausstattung?
Die Ersteinrichtung von Hochschul -und Forschungsgebäuden umfasst die Gesamtheit der lehr- und forschungsbezogenen und allgemein notwendigen Ausstattungsgegenstände, ggf. einschließlich Zubehör und Installation, die im Zuge des Erstbezugs eines Gebäudes bereitgestellt werden.
Ersteinrichtung im Sinne des Wortes ist nur diejenige Ausstattung, die zur Arbeitsaufnahme bereitgestellt wird. Die Ersteinrichtung beginnt mit der Fertigstellung des Gebäudes und ist zügig durchzuführen. Zwar kann auch im Zuge der weiteren Nutzungsdauer eines Gebäudes weitere Ausstattung beschafft werden. Dann jedoch handelt es sich entweder um Ersatzbeschaffungen oder um ergänzende Beschaffungen, die zwar eine qualitative Verbesserung der Ausstattungssituation bewirken, deren Beschaffung jedoch für die Gewährleistung der Arbeitsfähigkeit nicht unbedingt notwendig ist.
Konkret werden Gegenstände der Erstausstattung in folgende Kostengruppen zusammengefasst:
- Mobiliar (allgemeines / besonderes)
- EDV / Bürotechnik
- Präsentationstechnik / Lehrraumausstattung
- Forschungsgeräte / Labortechnik
- Werkstattgeräte
- Ergänzende Haustechnik / Labor – und Werkstattmaterialien
- Sonstiges
Das "Mobiliar" schließt hierbei sowohl allgemeines (z.B. Sitz- und Liegemöbel, Schränke, Regale, Tische; Vorhänge, Wandbehänge, lose Teppiche) als auch besonderes Mobiliar (z.B. Labormöbel) ohne Differenzierung ein – hier gemäß der Definition für Ersteinrichtungen nur prinzipiell mobiles Mobiliar (keine Einbau-Labortische o.ä.).
Die "EDV / Bürotechnik" umfasst alle Endgeräten (mit Ausnahme von PC's, Laptops und Peripheriegeräten wie bspw. Monitor, Tastatur, Maus etc.), wie sie für den normalen Gebrauch im Zuge der wissenschaftlichen oder Verwaltungstätigkeit üblich und nötig sind – nicht jedoch solche für den Einsatz im Labor. Zusätzlich umfasst die EDV / Bürotechnik sämtliche sonstige bürotypische Ausstattung, die in keiner der weiteren Kostengruppen Eingang findet.
Eine Definition "Präsentationstechnik / Lehrraumausstattung" wird nicht durch HIS zur Verfügung gestellt.
Die Kostengruppe "Forschungsgeräte" wird erweitert und um allgemeine Labortechnik ergänzt, da praktisch – ähnlich wie die Bürotechnik – auch in der Laborausstattung regelmäßig ergänzende Kostenpositionen auftreten, die weder Mobiliar noch Gerät sind. Forschungsgeräte schließen hier auch Messgeräte ein, nicht jedoch Großgeräte.
Die Kostengruppe der "Werkstattgeräte" dient der Erfassung der Werkstattausstattung in Abgrenzung zur Laborausstattung.
Die o. g. "ergänzende Haustechnik / Labor- und Werkstattmaterialien" wurde operativ zusätzlich gebildet, um Zuordnungsschwierigkeiten zwischen Labortechnik, Werkstattgeräten, Mobiliar und Sonstigem zu begegnen. Dies betrifft beispielsweise Materialien, die in Werkstätten und Laboren zur weiteren Bearbeitung vorgesehen sind, um im Ergebnis zu Ausstattungsbestandteilen zu werden, z.B. Spritzschutzplatten, Holz für die Herstellung angepasster Möbel-Lösungen, nach baulicher Fertigstellung angeschaffte Zeiterfassungsgeräte, Sprechanlagen etc.
Unter "Sonstiges" finden sich Dinge, die sich nicht unter den anderen Rubriken subsumieren lassen, z.B. Mülleimer, Trittleiter, aber auch Buchungssätze, die keine Zuordnung ermöglichen, buchhalterisch begründet sind sowie übergreifende Sammelbuchungen, deren Differenzierung nicht möglich ist.
Die Zuordnung von Ausstattungsbestandteilen zur Ersteinrichtung lässt sich in Zweifelsfällen anhand der Frage bestimmen, ob es sich um fest installierte Einbauten handelt (z.B. Abzugshauben in biochemischen Laboren) oder um prinzipiell bewegliche Güter (z.B. Tischgeräte). Bezüglich des "Einbaustatus" lässt sich folgende Grenze definieren: Betriebsnotwendige Einbaumaßnahmen, die einer professionellen Planung bedürfen, sind keine Ausstattung. Einbauten, die jedoch mit mäßigem Aufwand auch von einem geübten Laien ab- und anderswo erneut aufgebaut werden können, zählen zu den beweglichen Gütern und somit zur Ersteinrichtung.
Quelle: C. Witkowski und I. Wertz (2011): Ersteinrichtungskosten von Hochschul- und Forschungsgebäuden. HIS: Forum Hochschule, Bd. 20, 72 S.
Bezahlung von Einrichtungen, Anlagen und Ausstattungen bei Bau – und Unterbringungsmaßnahmen
Die Dienstanweisung des Finanzministeriums für die Staatliche Vermögens- und Hochbauverwaltung Baden-Württemberg (DAW) regelt in Anlage 2 bei Bau- und Unterbringungsmaßnahmen die Bezahlung baulicher und technischer Einrichtungen, Anlagen und Ausstattungen zwischen VBV und Nutzer.
Die VBV bezahlt die Erstausstattung, Ersatzbeschaffung, Erweiterung und die Instandhaltung (nach DIN 31051: Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung) der baulichen und technischen Einrichtungen und Anlagen aller Kostengruppe der DIN 276 mit Ausnahme der Kostengruppe 610 (Ausstattung), die in ortsfester Ausführung für den bestimmungsgemäßen Betrieb (Betrieb entsprechend der genehmigten Nutzungsanforderung) des Gebäudes erforderlich sind. Für die Abgrenzung gegenüber der Kostengruppe 610 ist maßgebend, dass Einrichtungen oder Anlagen technische und bauplanerische Maßnahmen erforderlich machen, z.B. Anfertigen von Werkplänen, statischen und anderen Berechnungen oder Anschlüsse an andere technische Anlagen.
Abweichend von der obigen Bestimmung bezahlt der Nutzer die Anlagen der folgenden Kostengruppen im Rahmen der Erstausstattung:
| Kostengruppe | Beschreibung |
|---|---|
| 451 Telekommunikationsanlagen | |
| 452 Such- und Signalanlagen | Personenrufanlagen, Lichtruf- und Klingelanlagen, Türsprech- und Türöffneranlagen |
| 453 Zeitdienstanlagen | Uhren- und Zeiterfassungsanlagen |
| 454 Elektroakustische Anlagen | Beschallungsanlagen, Konferenz- und Dolmetscheranlagen, Gegen- und Wechselsprechanlagen |
| 455 Fernseh- und Antennenanlagen | Fernsehanlagen, soweit nicht in den Such-, Melde-, Signal- und Gefahrenmeldeanlagen erfasst, einschließlich Sende- und Empfangsantennenanlagen, Umsetzer |
| 456 Gefahrenmelde- und Alarmanlagen | Brand-, Überfall-, Einbruchmeldeanlagen, Wächterkontrollanlagen, Zugangskontroll- und Raumbeobachtungsanlagen |
| 457 Übertragungsnetze | Kabelnetze zur Übertragung von Daten, Sprache, Text und Bild, soweit nicht in anderen Kostengruppen erfasst |
| 459 Fernmelde- und informationstechnische Anlagen, sonstiges | Verlegesysteme, soweit nicht in Kostengruppe 444 erfasst; Fernwirkanlagen, Parkleitsysteme |
| 464 Transportanlagen | Automatische Warentransportanlagen, Aktentransportanlagen, Rohrpostanlagen |
| 474 Medizintechnische Anlagen | Ortsfeste medizintechnische Anlagen, soweit nicht in Kostengruppe 610 erfasst |
| 477 Kälteanlagen | Kälteversorgungsanlagen, soweit nicht in anderen Kostengruppen erfasst; Eissportflächen Kühlgeräte für Informations- und Kommunikationstechnik der Kostengruppe 477 |
| 479 Nutzungsspezifische Anlagen, sonstiges | Bühnentechnische Anlagen, Tankstellen- und Waschanlagen |
| 547 Fernmelde- und informationstechnische Anlagen | Leitungsnetze, Beschallungs-, Zeitdienst- und Verkehrssignalanlagen, elektronische Anzeigetafeln, Objektsicherungsanlagen, Parkleitsysteme |
Die Kosten der Ersatzbeschaffung, Erweiterung und Instandhaltung nach DIN 31051 der in der Tabelle aufgeführten baulichen und technischen Einrichtungen, Anlagen und Ausstattungen trägt der Nutzer.
