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Veranstaltungsmanagement

Christine Gebhardt sorgt dafür, dass alles reibunsglos funktioniert
Keine Frage, zum universitären Alltag gehören nicht nur Forschung und Lehre, sondern auch Tagungen und Kongresse, die gut organisiert sein wollen. Veranstaltungsmanagement heißt in diesem Bereich das Zauberwort – und hat an der Universität Heidelberg einen neuen Namen: Christine Gebhardt.
Christine Gebhardt
Foto : Fink

Die gebürtige Heidelbergerin kennt sich da bestens aus. Nach ihrem Abitur 1988 absolvierte sie eine Ausbildung zur Reisekauffrau und arbeitete danach in London für einen Reiseveranstalter. Sieben Jahre lang war sie zuletzt bei der Veranstaltungsagentur "Event Partners GmbH" in Düsseldorf tätig, ehe sie im März diesen Jahres an die Ruperto Carola wechselte, um im hiesigen Forschungsdezernat den Bereich Veranstaltungsmanagement zu verstärken.

Am Anfang steht immer ein Gespräch, erläutert Christine Gebhardt ihre Tätigkeit. "Der Auftraggeber kommt mit einem Veranstaltungswunsch und einem Budgetplan zu uns. Dann wird ein Konzept erstellt." Dass der Auftraggeber in diesem Fall aus der Universität und nicht von außen kommt, entspricht der Konzeption dieser Stelle. "Wir wollen die Forschung und den Technologietransfer durch eine professionelle Außendarstellung im sich verändernden Wettbewerb gut positionieren und gleichzeitig vermeiden, dass die Wissenschaftler mehr organisieren als forschen" erläutert Dr. Jörg Kraus das Interesse, das Veranstaltungsmanagement weiter auszubauen. Die Abteilung verfügt inzwischen über alle notwendigen Instrumente einer professionellen Veranstaltungsplanung und deren Durchführung. Ob es um die Frage der Übernachtung geht, um Catering oder ein Rahmenprogramm. Ob es um Fragen der Teilnehmerverwaltung, der Kalkulation oder Sponsorengewinnung geht oder auch darum, eine Hotline einzurichten. Auf alles ist man vorbereitet. Und die Vorteile liegen auf der Hand: dem Wissenschaftler werden lästige und zeitraubende organisatorische Aufgaben abgenommen. Die Zentralisierung einer solchen Dienstleistung innerhalb der Universität bewirkt zudem ein Mehr an Professionalität und gleichzeitig eine kostengünstigere Alternative gegenüber externen Anbietern, auf die viele Institute bei größeren Veranstaltungen zurückgreifen.

Christine Gebhardts erstes Projekt hatte es gleich in sich: das diesjährige SWR UniForum (die Großveranstaltung fand kurz nach Redaktionsschluss für diese Ausgabe statt). Hier hatte sie es gleich mit der Vielschichtigkeit der Universität wie auch des Partners SWR und vielen externen Stellen zu tun. Eine besondere Herausforderung stellte auch der Schülertag dar, der diesmal in das Forum integriert war. Kein bloßer Tag der offenen Tür, sondern ein wohl durchdachtes Gesamtkonzept, bei dessen Erstellung man von der Zieldefinition bis zur graphischen und organisatorischen Umsetzung neue Wege beschritten hat.

Dass sie keinen "gleichförmigen Arbeitstag" kennt, liebt Christine Gebhardt an ihrem Beruf, man lebe freilich auch immer mit einer "gewissen Spannung". Das Potenzial an Veranstaltungen und Kongressen, die an der Universität kosteneffizient und professionell durchgeführt werden könnten, hält sie für enorm groß. Alles will sie davon nicht übernehmen, aber für die Veranstaltungen, für die sie sich engagiert, will sie ihre Erfahrung und auch ausgefallene Ideen einbringen. Und das, so ist sie überzeugt, kann auch einem wissenschaftlichen Kongress nicht schaden.

Das im Arbeitsbereich von Dr. Jörg Kraus im Aufbau befindliche Veranstaltungsmanagement kann von Seiten der Institute gerne gebucht und genutzt werden. Kontakt: Christine Gebhardt, Tel. 54 37 38; E-Mail: gebhardt@zuv.uni-heidelberg.de

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Updated: 16.10.2003