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Startseite > Presse > Publikationen > unispiegel > Januar, 1 / 2000

Reformprojekt der Universität Heidelberg nahm wichtigen Meilenstein

 
Als erste Universität in Baden-Württemberg schaffte die Ruprecht-Karls-Universität reibungslos den Übergang zum kaufmännischen Rechnungswesen und arbeitet seit Beginn des Jahres mit der Software SAP R/3.
"Damit haben wir die Grundlage geschaffen, um die ambitionierten Ziele des Projektes ‚Impulse' zu erreichen", kommentiert Rektor Prof. Dr. Jürgen Siebke. Wie Prorektor Prof. Dr. Heinz Horner hervorhebt, verlagert die Universität Heidelberg durch das Projekt konsequent die Verantwortung für die Verwendung der Finanzmittel auf die Ebene der Institute und führte ein innovatives neues Umlagemodell ein.

Feuerprobe von SAP R/3

Für das Projektteam war der 3. Januar 2000 ein magisches Datum: An diesem Tag musste die neue Software SAP R/3 ihre Feuerprobe bestehen. Dass der Übergang von der alten kameralen zur modernen kaufmännischen Buchführung so reibungslos verlief, erfreut die Kanzlerin Romana Gräfin vom Hagen besonders: "Am ersten Tag konnten Rechnungen für 350 000 Mark bezahlt werden – es wurden ungefähr 250 Buchungen durchgeführt." Damit ist das neue Finanzsystem voll in Funktion. Das kaufmännische Rechnungswesen liefert, so Rektor Siebke, "eine solide Basis für eine Kosten-Leistungs-Rechnung, die notwendig ist, um die Verwendung der Ressourcen der Universität Heidelberg zu optimieren". Weitreichende Ziele des Reform-Projektes, wie zum Beispiel die Schaffung interner Märkte, wären ohne das neue System nicht zu erreichen.

In den vorangegangenen Monaten hatte die R/3-Software den speziellen Erfordernissen einer Universität angepasst werden müssen. "Dabei haben wir uns des Know-how der Firma OSS Consulting bedient", so die Kanzlerin. "Das Projekt hat auch aus unserer Sicht Pioniercharakter", erklärt Horst Ziegler, Geschäftsführer der OSS Consulting. Die Universität nutze einerseits zwar die SAP-Software in der vollen Bandbreite und Integration des Rechnungswesens und der Beschaffungslogistik. Andererseits mussten aber für spezielle Anforderungen des Drittmittel-Reportings, der kameralen Berichtspflicht sowie der dezentralen Beschaffung in den Instituten individuelle Lösungen entwickelt werden.

"Wir haben an verschiedenen Stellen den SAP-Standard erheblich weiterentwickelt", so Ziegler. "Es ist uns damit gelungen, an der Universität eine zukunftsorientierte Lösung zu implementieren, die in der SAP-Welt Modellcharakter hat."

"Impulse" wird von der Firma Mummert & Partner beratend begleitet und von der Volkswagenstiftung finanziell gefördert. Drei Gründe waren maßgebend dafür, dass die Umstellung gerade zum Jahrtausendwechsel erfolgte. Einerseits war das alte System nicht 2000-fähig. Auf der anderen Seite ist der Übergang zur Kosten-Leistungs-Rechnung Grundlage für die Einführung von Globalhaushalten an den Universitäten in Baden-Württemberg.

Ermittlung der Kosten

Der wichtigste Grund lag jedoch in den Zielen, die das Heidelberger Reform-Projekt erreichen will: "Weil wir eine präzisere Ermittlung der Kosten für Lehre und Forschung als Basis für hochschulinterne Entscheidungen und unsere Geldgeber brauchen" (Romana vom Hagen). Dort, wo Kosten und Leistungen überhaupt messbar sind an einer Universität, sollen Instrumente eingeführt werden, die sich in der Wirtschaft bewährt haben. Aber: "Wir haben uns nicht nur mit den Instrumenten beschäftigt, sondern auch ein neues Konzept für die Verteilung der Finanzmittel entwickelt und eingeführt, die das Land Baden-Württemberg uns gibt" (Prorektor Heinz Horner).

Die Universität Heidelberg ist dazu übergegangen, den Globalhaushalt an die Institute weiterzugeben. Sogar über ihren Personalhaushalt können die Institute nun weitgehend selbst verfügen – wobei natürlich Beamtenrecht und Tarifverträge beachtet werden müssen. Die Bedingung für die konsequente Verlagerung der Finanz-Verantwortung: Für zentrale Aufgaben, wie die Ausstattung von Lehrstühlen bei Berufungen, müssen Mittel an einen zentralen Pool abgeführt werden. Nach dem Heidelberger Modell zahlt jedes Institut rund drei Prozent von den globalen Mitteln in diesen Pool."Das ist insofern revolutionär, als zum ersten Mal die Mittelverteilung nicht von oben nach unten erfolgt und zentral gesteuert wird, sondern die Institute für zentrale Aufgaben Mittel aus ihren Haushalten bereitstellen", sagt Prorektor Horner. Im Gegenzug entfällt die bisher vorhandene Stellenbesetzungssperre. "Das bedeutet mehr Planungssicherheit für die Institute und führt weg vom Zufallsprinzip, wenn Mitarbeiter unvorhersehbar ausscheiden. Ohne Personalkosten der Universität Heidelberg betrug die Größenordnung der externen Leistungen (Hardware, Software und Beratung) rund 2,3 Millionen Mark. Daran beteiligten sich das Land Baden-Württemberg sowie Bund und Land im Rahmen des Hochschulbauförderungsprogramms.

Michael Schwarz

 

 

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Updated: 09.02.00