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Bewirtschaftung von Drittmitteln

Inhalt der Seite

Bewirtschaftungsgrundsätze, allgemein

Inventarisierung

Overhead/Projektpauschale/Programmpauschale

Repräsentationsausgaben / Repräsentations- und Bewirtungskosten

Soll-Kontenverfahren

Versicherungen

Verwendung der Drittmittel

Zinserträge

 

Bewirtschaftungsgrundsätze, allgemein

Der Bewilligungsbescheid, die Bewilligungsbedingungen und Verwendungsrichtlinien sind unbedingt zu beachten. Notwendige Abweichungen, z.B. Umwandlung von Personalstellen oder Umverteilung von Sachmitteln, sind rechtzeitig mit dem Fördermittelgeber und dem Dezernat Forschung abzustimmen. Ausdrückliche Bestimmungen des Zuwendungsgebers haben Vorrang vor staatlichen Verwaltungsvorschriften, sofern gesetzliche Bestimmungen oder tarifrechtliche Regelungen nicht entgegenstehen. Die Mittel stehen über das Haushaltsjahr hinaus zeitlich unbegrenzt zur Verfügung, sofern die Bewilligungsbedingungen des Zuwendungsgebers nichts anderes vorsehen. Die Mittel sind so zu bewirtschaften, dass sie für alle Ausgaben ausreichen. Bei entstehenden Fehlbeträgen haftet die Universität gegenüber dem Mittelgeber, im Innenverhältnis haftet der Projektleiter bzw. die budgetierte Einheit (Soll-Kontenverfahren).

Bewilligungsbescheid

Wissenschaftliche Dienstleistungen

 

Inventarisierung

Gemäß den Drittmittelrichtlinien gehen "aus Drittmitteln erworbene Gegenstände" in das Eigentum des Landes über. Sie müssen gekennzeichnet und inventarisiert werden.

Inventarisierungsregeln

Drittmittelrichtlinien (PDF)

 

Overhead/Projektpauschale/Programmpauschale

Verschiedene Fördermittelgeber stellen zusätzlich zu den direkten Projektmitteln eine Pauschale für indirekte Kosten zur Verfügung. Die Pauschale wird im Verhältnis 70% zu 30% auf Rektorat bzw. Projektleiter aufgeteilt. Die Verteilungsregel folgt dem strategischen Ziel, die strukturelle Handlungsfähigkeit der Universität sicherzustellen.
Das Rektorat verwendet die Overheads inbesondere für Infrastruktur (Energiekosten, Gebäudebewirtschaftung).

Die mögliche Aufteilung des 30 %-Anteils zwischen dem Institut und dem Projektleiter wird von jedem Institut separat entschieden. Eine Festlegung des Verfahrens in den Verwaltungs- und Benutzungsordnungen bzw. den Verfahrensordnungen wird erwartet. Damit wird dem Heidelberger Grundsatz „budgetierte Stelle ist das Institut“ Folge geleistet.

Die Details zur Overheadberechnung können den Merkblättern zu den einzelnen Fördermittelgebern im Downloadbereich des Dezernats Forschung entnommen werden.

Stiftungen gewähren keine Overheads, für Sponsoring wird in der Regel kein Overhead erhoben.

Formulare, Richtlinien, Musterverträge

Sponsoring

 

 

Repräsentationsausgaben / Repräsentations- und Bewirtungskosten

Spezielle Regelungen eines Drittmittelgebers werden vorrangig angewandt, sofern sie nicht gegen bestehende gesetzliche Regelungen verstoßen (insbesondere die Landeshaushaltsordnung). Sind keine speziellen Regelungen vorgegeben, gelten für Drittmittel die gleichen Regelungen wie für Landesmittel, dabei sind die universitätseigenen Richtlinien zur Bewirtung und Repräsentation zu beachten. Diese Richtlinien und weitere Informationen sind auf der entsprechenden Seite des Dezernats Finanzen zu finden.

Repräsentationsausgaben (Dezernat Finanzen)

 

Soll-Kontenverfahren

Bei Auftreten eines negativen Endsaldos nach Abschluss eines Drittmittelprojekts benachrichtigt das Dezernat Forschung die Projektleitung per E-Mail und bittet um Kontenausgleich. Bleibt ein Kontenausgleich aus, ergeht ein Mahnschreiben des Dezernats Forschung an die Projektleitung mit dem Hinweis auf gegebenenfalls im Projektleitungsbereich existierende Drittmittelguthaben. Eine Kopie dieses Mahnschreibens wird der jeweiligen Institutsleitung zugestellt. Bei wiederum nicht erfolgtem Kontenausgleich versendet das Dezernat Forschung ein Mahnschreiben an die geschäftsführende Direktion der betreffenden budgetierten Einheit mit dem Hinweis, dass der Kontenausgleich gegebenenfalls durch die Universitätsleitung veranlasst wird. Die Projektleitung erhält eine Kopie dieser Mahnung. Erfolgt auch hierauf kein Ausgleich des Kontos, wird die Deckung des Negativsaldos anhand von Aversalmitteln der betreffenden budgetierten Einheit herbeigeführt. Das Soll-Kontenverfahren wird auch bei Overhead- und Freie-Mittel-Konten angewandt. Diese sollten grundsätzlich nicht ins Minus laufen.

 

Versicherungen

Grundsätzlich gilt beim Land der Selbstversicherungsgrundsatz, d.h. die Universität darf keine Versicherungen abschließen und muss für Schäden mit Haushaltsmitteln aufkommen. Ausnahmsweise können aus Mitteln Dritter finanzierte Gegenstände versichert werden, wenn der Drittmittelgeber eine Versicherung verlangt und die Prämien erstattet oder wenn der Versicherungsbeitrag aus verfügbaren Drittmitteln, die von privater Seite stammen, entrichtet werden kann. Bei Forschungsaufträgen privater Dritter können von der Hochschule Haftpflichtversicherungen abgeschlossen werden, wenn das Vorhaben mit besonderen Risiken verbunden ist und der Versicherungsbeitrag aus dem verfügbaren Entgelt entrichtet werden kann. Unabhängig davon sind Versicherungen in besonderen Fällen möglich, weitere Informationen hierzu finden sich auf den Seiten des Dezernats Finanzen.

Versicherung zu Lasten von Drittmitteln (PDF)

 

Verwendung der Drittmittel

Die Verwendungsrichtlinien des Drittmittelgebers, die Drittmittelrichtlinien und die Landeshaushaltsordnung sind einzuhalten.

Drittmittelrichtlinien (PDF)

Landeshaushaltsordnung

 

Zinserträge

Drittmittelguthaben auf Projektkonten dürfen abhängig von Vorgaben der Zuwendungsgeber verzinslich angelegt werden. Es handelt sich dabei um EU-Projekte, Industrieprojekte und Fonds von Sonstigen Drittmittelgebern, die eine Verzinsung erlauben. Nach dem Jahresabschluss werden die erwirtschafteten Zinsen auf die Drittmittelfonds verteilt. Ein Sockelbetrag von 250 Euro wird für zentrale Infrastruktur einbehalten. Die verbleibenden Zinsbeträge werden den Drittmittelprojekten gutgeschrieben. Die zuständigen Sachbearbeiter im Dezernat Forschung erteilen weitere Auskünfte.

E-Mail: Seitenbearbeiter
Letzte Änderung: 24.11.2017
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