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Beschaffungshandbuch
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Beschaffungshandbuch Teil 2: Vergaberecht

 

1 Vergabeverfahren

1.1 Formale Verfahren

1.1.1 EU-Verfahren

1.1.2 Öffentliche Ausschreibung

1.1.3 Beschränkte Ausschreibung

1.2 Formlose Verfahren

1.2.1 Freihändige Vergabe

1.2.2 Kleinkauf

1.2.3 Alleinstellung/Exklusivität

2 Querschnitts-Vorgaben

2.1 Beschaffungen aus Drittmitteln

2.2 Verordnung PR Nr. 30/53

2.3 Mindestlohngesetz

2.4 Transparenz und Veröffentlichungspflicht

2.5 Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht

2.6 Transport- und Verpackungskosten

2.7 Versicherungen und Versicherungskosten

 

1 Vergabeverfahren

Vergabeverfahren bezeichnen die Regeln der Angebotseinholung und deren Vorgaben.  

Das Vergaberecht ist maßgebend in der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL) definiert, wird jedoch um zahlreiche weitere Anordnungen und Bestimmungen auf Landes-, nationaler und EU Ebene ergänzt. Zusätzlich liegt eine weitreichende Rechtsprechung vor, die zu berücksichtigen ist.

Zu unterscheiden sind formlose Verfahren (insbesondere „Freihändige Vergabe“) und formale Verfahren (insbesondere „Ausschreibungen“).

Die VOL sieht für Lieferungen und Leistungen folgende Vergabearten vor:

  EU-Verfahren (z.B. Offenes Verfahren, Teilnahmewettbewerb)

-   Öffentliche Ausschreibung

-   Beschränkte Ausschreibung

-   Formlose Verfahren (Freihändige Vergabe, Kleinkauf)

Die anzuwendenden Vergabeverfahren ergeben sich aus dem erwarteten Auftragswert (Wertgrenzen), sowie gegebenenfalls inhaltlichen Kriterien, beispielsweise, ob es sich um Beschaffungen im wissenschaftlichen Bereich handelt.

Sofern in den folgenden Ausführungen nichts anderes bestimmt ist, sind die genannten Wertgrenzen stets als „voraussichtliche Auftragswerte ohne Mehrwertsteuer (netto)“ zu verstehen.

Grundsätzlich gilt, dass Aufträge nicht geteilt werden dürfen, um Wertgrenzen zu unterschreiten.

Die Verfahren werden im Folgenden in ihren wesentlichen Elementen dargestellt.

1.1 Formale Verfahren

Formale Vergabeverfahren (meist „Ausschreibungen“) zeichnen sich dadurch aus, das Bieter zu einem bestimmten Abgabezeitpunkt formgerechte Angebote einreichen. Diese werden erst zu einem vorgegebenen Zeitpunkt geöffnet, dokumentiert und auf Vollständigkeit geprüft („Submission“). Erst danach erfolgen die inhaltliche Auswertungen aufgrund vorher bestimmter Wertungskriterien und die Zuschlagserteilung. Verhandlungen über das Angebot sind nicht möglich.

Formale Verfahren werden ausschließlich durch die ZBS im Einvernehmen mit den Einrichtungen durchgeführt. Hierzu stellt die ZBS den Nutzern Vorlagen und Checklisten zur Verfügung, in denen das Leistungsverzeichnis und die geforderten Konditionen definiert werden. Nach der Submission durch die ZBS erhält der Nutzer die Angebote zur inhaltlichen Bewertung. Der ZBS obliegen die Einhaltung der formalen Vorgaben wie z.B. der Dokumentationspflicht.

Für genauere Auskünfte zu den Verfahren steht die Vergabestelle der ZBS zur Verfügung.

 

1.1.1  EU-Verfahren

EU-Verfahren sind oberhalb des EU-Schwellenwerts anzuwenden. Grundsätzlich entspricht dem Wesen nach das

  • „Offene Verfahren" der „Öffentlichen Ausschreibung",
  • „Nicht offene Verfahren"  der „Beschränkten Ausschreibung",
  • „Verhandlungsverfahren" der „Freihändigen Vergabe"

im nationalen Bereich.

Allerdings besteht ein höherer Formalisierungsgrad und es bestehen hohe Anforderungen an die Dokumentation des Verfahrens. Es sind feste Fristen vorgegeben, so dass die Verfahren insgesamt länger dauern. Bieter haben bei diesen Verfahren ein direktes und erweitertes Rügerecht und die Möglichkeit, bei der Vergabekammer Einspruch einzulegen (Bieterschutz).

 

1.1.2  Öffentliche Ausschreibung

Öffentliche Ausschreibungen sind formale Verfahren, bei denen öffentlich zur Abgabe von Angeboten aufgerufen wird. Die Angebote müssen in der vorgegebenen Form eingehen und werden bei der formellen Submission zeitgleich geöffnet und dokumentiert. Wertgrenzen für Öffentliche Ausschreibungen.

 

1.1.3  Beschränkte  Ausschreibung

Beschränkte Ausschreibungen sind formale Verfahren, bei denen mehrere Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. In der Regel soll zuvor ein öffentlicher Teilnahmewettbewerb zur Ausschreibung erfolgen. Die Angebote müssen in der vorgegebenen Form eingehen und werden bei einer formellen Submission zeitgleich geöffnet und dokumentiert. Wertgrenzen für Beschränkte Ausschreibungen.

 

1.2  Formlose Verfahren

Formlose Verfahren sind Verfahren, bei denen Angebote eingeholt werden und auch verhandelt werden kann und soll.

Oberhalb des EU-Schwellenwerts bestehen auch beim formlosen Verfahren, dem „Verhandlungsverfahren“ enge Vorgaben, sowohl bei der Möglichkeit der Anwendung, als auch bei der Durchführung.

 

1.2.1 Freihändige Vergabe

Bei der Freihändigen Vergabe unterhalb des EU Schwellenwerts wenden sich die Auftraggeber grundsätzlich an mehrere (wenn möglich mindestens drei) geeignete Unternehmen, um die Auftragsbedingungen (u.a. Preise) zu verhandeln (Angebotseinholung).

Wertgrenzen für Freihändige Vergabe.

 

Der Begriff des „Angebots“

Durch das Internet sind Preisrecherchen einfach geworden. Dabei handelt es sich jedoch nicht um Angebote im Sinn der VOL. Diese müssen individuell von einem Bieter an die Universität gestellt sein und konkrete Angaben zu Preisen, Liefer- und Zahlungsbedingungen sowie der Angebotsgültigkeit enthalten.

 

1.2.2  Kleinkauf

Der „Kleinkauf“ stellt eine Besonderheit der Freihändigen Vergabe dar. Beim „Kleinkauf“ kann auf allgemein zugängliche Preisauskünfte (z.B. Internetrecherchen, Kataloge) zurückgegriffen werden – es sind keine „Angebote“ erforderlich. Für die Bedarfsfeststellung und die Kaufentscheidung gelten die haushaltsrechtlichen Bestimmungen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit. Es empfiehlt sich, eine Preisrecherche durchzuführen und zu dokumentieren.

Wertgrenzen für Kleinkauf.

 

1.2.3 Alleinstellung / Exklusivität

Diese Möglichkeit stellt eine weitere Besonderheit der Freihändigen Vergabe dar. Allerdings sind dieser Möglichkeit sehr enge Grenzen gesetzt. Sie ist zulässig, wenn aus besonderen Gründen, objektiv, faktisch nur ein Unternehmen in Betracht kommt, die Leistung zu erbringen. Hierfür ist eine umfassende Marktkenntnis erforderlich. Besondere Eignung, Erfahrung oder langjährige Zusammenarbeit stellen keine hinreichende Begründung für Exklusivität dar.

 

2  Querschnitts-Vorgaben

2.1 Beschaffungen aus Drittmitteln

Bei Beschaffungen aus Drittmitteln gelten oftmals besondere Bedingungen der Drittmittelgeber. Leider unterscheiden sich die jeweiligen Bedingungen in den einzelnen Bestimmungen und Wertgrenzen. Aufgrund der Vielzahl der Drittmittelgeber ist es nicht möglich, einen gemeinsamen Mindeststandard zu definieren. Es ist vielmehr unbedingt erforderlich, jeweils die Bedingungen der Bewilligungsbescheide und/oder Verwendungsrichtlinien  heranzuziehen und zu beachten.

Zu beachten ist, dass die Mittel sowohl den üblichen vergaberechtlichen Vorschriften (z.B. VOL) unterliegen, als auch den Bedingungen der Drittmittelgeber. Um keine Vorschrift zu verletzen, ist daher immer die „strengere“ Regel anzuwenden. Es wird dringend empfohlen, sich bei Unklarheiten an die ZBS zu wenden. Sofern Beschaffungen aus Drittmitteln entsprechend der Vorgaben des Beschaffungshandbuchs (Teil 1) durch die ZBS erfolgen, ist die Vorlage der Bewilligungsbescheide erforderlich.

Werden bei Beschaffungen aus Drittmitteln die Vorgaben des Drittmittelgebers verletzt, besteht die Gefahr der Mittelrückforderung.

 

2.2 Verordnung PR Nr. 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen

In der Verordnung PR Nr. 30/53 wird die Vorrangigkeit der Beschaffung zu Marktpreisen definiert (§1). Dies stellt in Form von Angebotseinholungen und formalen Vergabeverfahren den Standard der Beschaffung in der Universität dar und ist insofern unkritisch.

Problematisch sind die Fälle, in denen zunächst keine Marktpreise feststellbar sind, beispielsweise weil die Leistungen Alleinstellungsmerkmale aufweisen. In diesen Fällen darf die Beschaffung ausnahmsweise zu Selbstkostenfestpreisen des Auftragnehmers erfolgen. Zur Ermittlung der Selbstkostenpreise sind die Leitsätze der Anlage zur Verordnung heranzuziehen. Vergabestellen haben die Möglichkeit, Preisüberwachungsstellen hinzuzuziehen, die in der Regel  bei den Regierungspräsidien am Unternehmensstandort des Bieters angesiedelt sind.

Der Umgang mit dieser Verordnung ist noch nicht abschließend geklärt.

2.3  Mindestlohngesetz

Bei Aufträgen ab 30.000 Euro ist eine Anfrage beim Bundesamt für Justiz über gegebenenfalls vorliegende Verstöße von Bietern gegen das Mindestlohngesetz vorgeschrieben, unabhängig von der Art der Vergabe, also auch bei Ausschreibungen. Die Abfrage erfolgt durch die ZBS. Diese Abfrage kann zu Verzögerungen bei der Auftragsvergabe führen.

 

2.4 Transparenz und Veröffentlichungspflicht

Beschaffungen ab einem Grenzwert in Höhe von 25.000 Euro, die durch ein Vergabeverfahren ohne öffentliche Bekanntmachung durchgeführt wurden, müssen im Nachgang auf den Internet-Seiten der ZBS veröffentlicht werden („Ex-Post-Transparenz“).

Im Bereich der EU-Beschaffungen bestehen vor und nach den Beschaffungen diverse Veröffentlichungspflichten.

 

2.5  Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht

Über vergebene Aufträge sind Vergabevermerke anzufertigen und vorzuhalten. Bei dezentraler Beschaffung liegt dies in der Verantwortung der Einrichtungen.

Die zahlungsbegründenden Unterlagen werden bei Einreichung der Rechnung und der Kassenanordnung bei der Finanzbuchhaltung nicht beigefügt, sondern in der Einrichtung aufbewahrt. Jedoch muss gewährleistet sein, dass die vergaberechtlichen Vergleichsangebote bzw. Vergabevermerke auffindbar sind und dem Vorgang zugeordnet werden können.

Für Beschaffungsunterlagen besteht grundsätzlich eine Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren. Bei Beschaffungen aus Drittmitteln sind hierzu die Vorgaben des Drittmittelgebers zu beachten, die deutlich längere Aufbewahrungsfristen vorsehen können. Dies betrifft insbesondere Angebote, Angebotsvergleiche, Dokumentationen, fachliche Stellungnahmen des Universitätsbauamtes oder des Rechenzentrums sowie sonstiger, die Beschaffung betreffender Schriftwechsel und Lieferscheine und Rechnungen.

Die Unterlagen sind bei Dezentraler Beschaffung von der dezentralen Einrichtung, bei zentraler Beschaffung von der ZBS aufzubewahren.

Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht können sie grundsätzlich der Aktenvernichtung zugeführt werden.

Die Rechnungen sind im Original bei der Finanzbuchhaltung abgelegt.

 

2.6 Transport- und Verpackungskosten

Die Transport-, Verpackungs- und Versicherungskosten sind vom Auftragnehmer zu tragen. Abweichungen von dieser Regelung müssen begründet und im Auftrag schriftlich vereinbart sein. Verpackungsmaterialien sind bei der Übergabe zu entfernen und vom Lieferanten kostenlos zurückzunehmen.

Wird bei der Auftragsvergabe die Bezahlung von Verpackungsmaterial vereinbart, und besteht die Möglichkeit dieses zurückzugeben, sind die Kosten auf der Rechnung abzusetzen. Sofern eine andere Verwertung vorgesehen ist, z.B. weil das Material für bestimmte Zwecke benötigt wird oder eventuell anfallende Rücktransportkosten höher als der Erstattungsbetrag sind, ist dieses in der Kassenanordnung oder in den begründenden Unterlagen zu vermerken.

 

2.7  Versicherungen und Versicherungskosten

Die Universität ist als öffentliche Einrichtung Selbstversicherer.

Verantwortlich: Redaktion Finanzen & Beschaffung
Letzte Änderung: 17.07.2017
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