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Beschaffungshandbuch
 
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Beschaffungshandbuch Teil 1: Beschaffungsregeln

Stand: 24.01.2017

1 Grundsätze

1.1 Geltungsbereich der Beschaffungsregeln

1.2 Vergabeverfahren

1.3 Dezentrale und Zentrale Beschaffung

1.4 Beschaffung in Onlineshops

1.5 Allgemeine Hinweise

2 Beschaffungsregeln in einzelnen Bereichen

2.1 Wissenschaftlicher Bedarf

2.2 IuK-Bedarf

2.3 Nichtwissenschaftlicher Bedarf

2.4 Weitere Bedarfe

2.4.1 Beschaffung von Literatur

2.4.2 Werk- und Honorarverträge

 

1 Grundsätze

Das Beschaffungswesen der öffentlichen Verwaltung hat das Ziel, die Haushaltsmittel sparsam und wirtschaftlich einzusetzen und Aufträge in transparenten, diskriminierungsfreien  Verfahren im Wettbewerb zu vergeben. Zur Gewährleistung dieser und weiterer Ziele, beispielsweise im Umweltschutz) wurden eine Vielzahl vergaberechtlicher Bestimmungen auf nationaler und internationaler Ebene geschaffen. Daneben gibt es weitere Vorgaben, mit denen zusätzliche Ziele, beispielsweise im Umweltschutz verfolgt werden, die von Drittmittelgebern vorgegeben sind oder die sich aus dem Charakter der Beschaffung ergeben (z.B. Forschungsgroßgeräte).

Die Umsetzung der beschaffungsrechtlichen Vorgaben erfolgt für die Universität durch das Sachgebiet „Zentrale Beschaffung“ (ZBS) der Abteilung für Haushalt und Beschaffung (Abt. 4.1) der Universitätsverwaltung in Form dieser Beschaffungsregeln.  

1.1 Geltungsbereich der Beschaffungsregeln

Die Beschaffungsregeln gelten für alle Beschaffungen der Universität, unabhängig von der Herkunft der Mittel, d.h. grundsätzlich auch für Beschaffungen, die beispielsweise aus Drittmitteln finanziert werden. In diesen Fällen ist es möglich, dass besondere Vorgaben der Drittmittelgeber zu beachten sind.

1.2 Vergabeverfahren

Im Vergaberecht existieren verschiedene Vergabeverfahren. Grundsätzlich sind formlose Verfahren („Kleinkauf“, „Freihändige Vergabe“) und formale Vergabeverfahren, (insb. „Ausschreibung“) zu unterscheiden. Bei Beschaffungen oberhalb des „EU-Schwellenwerts“ kommen EU-Vergabeverfahren zum Tragen.

Die Entscheidung, welches Vergabeverfahren jeweils anzuwenden ist, ergibt sich aus den vergaberechtlichen Vorgaben selbst und bestimmt sich in der Regel aus dem Wert der Beschaffung, teilweise in Verbindung mit inhaltlichen Kriterien (Vergabeverfahren und deren Anwendung).

1.3 Dezentrale und Zentrale Beschaffung

Beschaffungen der Universität erfolgen grundsätzlich durch die ZBS, es sei denn, sie sind für die dezentrale Beschaffung freigegeben. Die dezentrale Beschaffung wird, soweit es möglich und zweckdienlich ist,  zugelassen und gefördert.  

Beschaffungen aus Rahmenverträgen der ZBS:

Beschaffungen aus Rahmenverträgen der ZBS erfolgen unterhalb der Grenze von 20.000 Euro (netto) grundsätzlich selbstständig durch die dezentralen Einrichtungen. Diese dezentrale Beschaffung setzt voraus, dass ausschließlich die rahmenvertraglich vereinbarten Waren und Dienstleistungen der jeweiligen Kategorie beim Vertragspartner beschafft werden. Einzelne Rahmenverträge sind von der dezentralen Beschaffung ausgenommen.

Beschaffungen außerhalb von Rahmenverträgen der ZBS:

Diese Beschaffungen erfolgen unterhalb der Grenze von 20.000 Euro (netto) selbstständig durch die dezentralen Einrichtungen. Die Vergaben können in der Regel im Rahmen des Kleinkaufs oder durch Freihändige Vergaben erfolgen. Die Einrichtungen sind bei dezentraler Beschaffung für die Einhaltung des Vergaberechts verantwortlich.
Beschaffungen außerhalb der Rahmenverträge erfordern ab der Grenze von 20.000 Euro (netto) die Durchführung eines Vergabeverfahrens und erfolgen ausschließlich durch die ZBS.

1.4 Beschaffung in Onlineshops

Beschaffungen in Onlineshops sind grundsätzlich möglich, auch wenn keine besondere Rahmenvereinbarung, wie beispielsweise für Büroverbrauchsmaterial, besteht. Dabei gelten dieselben Regeln, die für alle Beschaffungen der Universität gelten und in diesem Beschaffungshandbuch hinterlegt sind. Bei Beschaffungen in Onlineshops sind dies insbesondere:

  • Da Onlineshops üblicherweise keine Angebote im vergaberechtlichen Sinn erstellen, sind Beschaffungen dort nur im Rahmen des Kleinkaufs und dessen Wertgrenze in Höhe von 500 € (Netto) zulässig.
  • Der Kleinkauf setzt zwar keine formalen Angebote voraus, erfordert jedoch dennoch die Durchführung einer Preisrecherche und deren Dokumentation.
  • Die Qualität und Seriosität von Onlineshops ist sehr unterschiedlich. Dies betrifft nicht nur das Angebot und die Lieferung, sondern insbesondere auch den Umgang mit Reklamationen, Garantieansprüchen etc. Es wird daher dringend empfohlen, bei der Auswahl eines Onlineshops diese Faktoren zu berücksichtigen.
  • Viele Onlineshops liefern ausschließlich gegen Vorkasse, Kreditkarte oder ähnliches; nicht aber gegen Rechnung. Diese Zahlweisen sind für die Universität nicht möglich, so dass bei diesen Lieferanten nicht gekauft werden kann.
  • Die Vorgaben der Zentralen Beschaffung über die Nutzung vorhandener Rahmenverträge und die unten aufgeführten Möglichkeiten dezentraler Beschaffung in den verschiedenen Bereichen (IuK, wissenschaftlich, nicht-wissenschaftlich etc.) gelten unverändert.

Für die Nutzung der Business Plattform von Amazon sind bestimmte Abläufe notwendig, die auf den universitätsinternen Seiten der ZBS dargestellt sind.

1.5 Allgemeine Hinweise

Formale Vergabeverfahren:

Formale Vergabeverfahren werden ausschließlich durch die ZBS als zentrale Vergabestelle der Universität Heidelberg durchgeführt.

Querschnittsvorgaben

In vielen Fällen sind mehrere Vorgaben gleichzeitig zu beachten, sozusagen als Querschnittsvorgaben. Beispiel: Vorgaben eines Drittmittelgebers und Einbeziehung der Gerätekommission bei der Beschaffung von wissenschaftlichen Geräten.

Besondere Bedingungen

Für einige Bedarfsbereiche der Beschaffungen gelten besondere Bedingungen oder auch andere Wertgrenzen, die im Folgenden verbindlich dargestellt sind.

2 Beschaffungsregeln in einzelnen Bereichen

2.1 Wissenschaftlicher Bedarf

Dieser Bereich umfasst Waren, Geräte, Verbrauchsmaterial und Dienstleistungen. 
Bei der Beschaffung gelten die unter Grundsätze genannten Regeln, ergänzt um weitere Vorgaben.

Rahmenverträge für wissenschaftlichen Bedarf

Es bestehen aktuell folgende Rahmenverträge:

Auf die Beschaffungsmöglichkeiten des Lagers des Zentralbereichs Neuenheimer Feld (ZNF) wird verwiesen.

Beschaffungen außerhalb von Rahmenverträgen

Beschaffungen unterhalb der Wertgrenze für Freihändige Vergaben

  • Die Beschaffungen erfolgen eigenständig durch die Einrichtungen.

Beschaffungen oberhalb der Wertgrenze für Freihändige Vergaben bis zum EU-Schwellenwert

  • Die Beschaffungen erfolgen auf Antrag der Einrichtung  durch die ZBS. Sie können als Freihändige Vergaben durchgeführt werden sofern „es sich um die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen zur Erfüllung wissenschaftlich-technischer Fachaufgaben auf dem Gebiet von Forschung, Entwicklung und Untersuchung handelt, die nicht der Aufrechterhaltung des allgemeinen Dienstbetriebs und der Infrastruktur einer Dienststelle des Auftraggebers dienen.“ (VOL/A, §3 Abschnitt c).

Exklusivität

  • Es kommt immer wieder vor, dass keine Vergleichsangebote eingeholt werden können, weil beispielsweise aufgrund der Spezifikation nur ein bestimmtes Gerät in Betracht kommt. Das Vorliegen solcher „Exklusivität“ unterliegt im Vergaberecht strengen Vorgaben. In diesen Fällen ist eine hinreichende Begründung erforderlich.

Beschaffungen oberhalb des EU-Schwellenwerts

  • Die Beschaffungen erfolgen entsprechend der Vorgaben des EU-Vergaberechts. Die Vergabeverfahren sind denen im nationalen Bereich vergleichbar, jedoch deutlich formaler und beispielsweise mit konkreten Fristen für Vergabeverfahren angelegt. Verstöße gegen die Vorgaben können weitreichende Rechtskonsequenzen nach sich ziehen.
    Es wird empfohlen, bei Beschaffungen dieser Art frühzeitig Kontakt mit der Vergabestelle der ZBS aufzunehmen.

Einbeziehung der Gerätekommission

  • Bei Beschaffungen ab einem Einzelgerätewert über 100.000,- EUR (brutto) ist die Zustimmung einer Gerätekommission der Universität einzuholen. An der Universität Heidelberg sind die Gerätekommissionen bei fakultätsgebundenen Einrichtungen in der jeweiligen Fakultät angesiedelt; der Vorsitzende der Gerätekommission ist grundsätzlich der Dekan. Bei nicht fakultätsgebundenen Einrichtungen (z.B. Zentralen Wissenschaftlichen Einrichtungen) gelten entsprechende Regelungen.

Forschungsgroßgeräte nach Art. 91 b GG

  • Bei Beschaffungen ab einer Investitionssumme oberhalb von 200.000 EUR (brutto) handelt es sich um „Forschungsgroßgeräte“ nach Art  91 GG, für welche vor der Beschaffung ein Großgeräte nach §91 b GG durchzuführen ist.  Nach der Bewilligung gelten für die anschließende Beschaffung die Beschaffungsregeln. In der Regel sind EU-Verfahren anzuwenden.

Wissenschaftliches Verbrauchsmaterial

  • Bei der Beschaffung gelten die unter Grundsätze genannten Regeln.

Bedarf für wissenschaftliche Veranstaltungen

  • Dieser Bereich umfasst Eventbedarf wie beispielsweise Catering, Bewirtung, Anmietung von Zelten, Toiletten u.ä. Veranstaltungen dieser Art haben grundsätzlich eine Nähe zu Forschung und Lehre bzw. wissenschaftlichen Charakter. Für Beschaffungen gelten daher die Regelungen für die Beschaffungen im wissenschaftlichen Bereich außerhalb von Rahmenverträgen.

2.2 IuK-Bedarf

Bei der Beschaffung gelten die unter Grundsätze genannten Regeln, ergänzt um weitere Vorgaben.

Rahmenvereinbarungen in Bereich der IuK-Hardware und -Software

Für folgende Produktbereiche bestehen aktuell Rahmenvereinbarungen:

Beschaffungen außerhalb von Rahmenverträgen

Beschaffungen außerhalb von Rahmenverträgen erfolgen entsprechend der Wertgrenzen nach den genannten Grundsätzen des Handbuchs („Kleinkauf“, „Freihändige Vergabe“, formale Vergabeverfahren).

Oberhalb folgender Wertgrenzen ist eine Bewilligung durch das URZ erforderlich:

Bis zur Wertgrenze für „Freihändige Vergaben“ erfolgen diese Beschaffungen mit formlosem Antrag an das URZ. Nach Bewilligung durch das URZ erfolgt die Beschaffung dezentral durch den Nutzer.

Oberhalb der Wertgrenze für  „Freihändige Vergaben“  ist die Durchführung formaler Vergabeverfahren („Ausschreibungen“) vorgeschrieben. Ansprechpartner hierfür ist die Vergabestelle der ZBS. Die Prüfung durch das URZ veranlasst in diesen Fällen die ZBS nach Vorlage der ausgefüllten Ausschreibungsunterlagen.

Beschaffungen mit Bezug zum Rechnungswesen

Bei Beschaffungen dieser Art ist eine Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung erforderlich. Weitere Informationen hier.

Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT (EVB-IT)

Die Anwendung der „Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT (EVB-IT)“ für den Kauf, die Miete etc. von IT-Hard- und -Software sowie EDV-Systemen ist bei Beschaffungen über 20.000,- EUR (netto) verbindlich vorgeschrieben. Diese zusätzlichen Vertragsbedingungen sollen bei diesen oftmals komplexen Beschaffungen den besonderen Erfordernissen des IT-Bereichs gerecht werden und eindeutige Regelungen zwischen den Vertragspartnern gewährleisten.

2.3 Nichtwissenschaftlicher Bedarf

Bei der Beschaffung gelten die unter Grundsätze genannten Regeln, ergänzt um weitere Vorgaben.

Unabhängig vom Vorhandensein eines Rahmenvertrags ist bei manchen Bedarfen dezentrale und bei manchen Bedarfen zentrale Beschaffung sinnvoll, beispielsweise, wenn Kosten zentral übernommen werden oder ein hoher Beratungsbedarf bei der Produktauswahl besteht. 

Zentrale Beschaffung bei Erstausstattungen und  Berufungsmitteln

Unabhängig von den untenstehenden Regelungen erfolgt die Beschaffung von Nichtwissenschaftlichem Bedarf bei Erstausstattungen und  Berufungsmitteln in Abstimmung mit Dezernat 3 bzw. Abteilung 4.1 der Universitätsverwaltung).

Dezentrale Beschaffung mit Rahmenverträgen (abschließend)

Auf die Regelung zur dezentralen Beschaffung wird verwiesen.

Dezentrale Beschaffung ohne Rahmenverträge (abschließend) 

Bei dezentraler Beschaffung gelten die Grundsätze und die dort genannten Beschaffungsverfahren und Wertgrenzen.

Zentrale Beschaffung über ZBS

Zentrale Beschaffung über die Abteilung 3.1 der Universitätsverwaltung

Weitere Regelungen (Beispiele)

  • Literatur, Bücher (UB)
  • Radioaktives Material (ZNF)

2.4 Weitere Bedarfe

2.4.1 Beschaffung von Literatur

Die Beschaffung von Literatur ist in der „Verwaltungsordnung für das Bibliothekssystem der Universität Heidelberg“ geregelt

2.4.2 Werk- und Honorarverträge

Für den Abschluss von Dienstleistungs- und Werkverträgen mit Gewerbetreibenden gelten die unter Grundsätze genannten Regeln.

Der Abschluss von Werk- und Honorarverträgen mit freiberuflich Tätigen und Selbständigen erfolgt zentral durch die Universitätsverwaltung. Das notwendige Vergabeverfahren ergibt sich aus der Höhe des Auftragswertes. Gegebenenfalls sind personalrechtliche Fragen zu beachten. Ansprechpartner ist die Innenrevision. Bei Verträgen oberhalb der Wertgrenze für  „Freihändige Vergaben“ übergibt die Innenrevision den Vorgang an die ZBS.

Der Auftragswert entspricht dem Nettowert des vorgesehenen Vertrags. Bei Vorgängen, bei denen absehbar ist, dass sich weitere Verträge anschließen (z.B. sogenannte Kettenverträge) ist der Gesamtwert aller Verträge heranzuziehen, höchstens jedoch für den Zeitraum von vier Jahren.

Die Abgrenzung von Werk-, Dienstleistungs- und Honorarverträgen sowie die Bestimmung des Status des Vertragspartners (gewerbetreibend, freiberuflich/selbständig oder angestellt tätig) ist oftmals schwer zu treffen und bedarf einer Prüfung im Einzelfall. Fehler können zu Nachforderungen führen. Sofern Unsicherheit besteht, ist die Innenrevision einzubeziehen.

 

Verantwortlich: Redaktion Finanzen & Beschaffung
Letzte Änderung: 24.01.2017
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