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Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Dezernats Finanzen unterstützen die Mitglieder der Universität bei der Verwaltung und der Verwendung von Landesmitteln. Sie sind Ansprechpartner für Fragen der Buchhaltung und des Zahlungsverkehrs sowie für Steuerthemen.

 

 

Selbstverständnis

Über das Dezernat

 

Aktuelles

03/2024 Änderung Formular Antrag auf Abschlag

Um den Anforderungen gerecht zu werden, wurde das Formular Antrag auf Abschlag geändert. Umbenannt wurde Punkt 1. von "Angaben des Beschäftigten" in "Angaben des Antragsstellers" Abschläge sind sowohl für Beschäftigte als auch für andere Angehörige der UHD (wie Studenten, Doktoranden, Mitarbeiter ohne Vergütung/untentgeltlich Tätige" möglich.
https://www.uni-heidelberg.de/universitaet/beschaeftigte/service/finanzen/buchhaltung/downloads/#Abschl%C3%A4ge

02/2024 Anpassung Formular und Homepage

In Abstimmung mit der Reisekostenstelle stehen die Formulare Auslagenerstattung DR/DG und Antrag auf Reisekostenvorschuss nun im Bereich der Finanzbuchhaltung zum Download bereit, da diese Formulare auch durch die Finanzbuchhaltung gepflegt werden:
https://www.uni-heidelberg.de/universitaet/beschaeftigte/service/finanzen/buchhaltung/downloads/

Gleichzeitig wurden die Hinweise im Antrag auf Reisekostenvorschuss verdeutlicht bzw. aktualisiert:
https://www.uni-heidelberg.de/universitaet/beschaeftigte/service/finanzen/buchhaltung/downloads/#Abschl%C3%A4ge

 

11/2023 Anpassung der Formulare

Auslagenerstattung DR/DG
https://www.uni-heidelberg.de/universitaet/beschaeftigte/service/finanzen/buchhaltung/downloads/auslagenersatz.html

08/2023 Anpassung der Formulare um die Erfassung bzw. Bearbeitung zu verbessern. Die Änderungen sind auf der jeweiligen Homepage vermerkt.

Auslagenerstattung Beschäftigte,Auslagenerstattung Nicht-Beschäftigte, Auslagenerstattung DR/DG
https://www.uni-heidelberg.de/universitaet/beschaeftigte/service/finanzen/buchhaltung/downloads/auslagenersatz.html

Antrag Abschlag/Abrechnung Abschlag, Antrag Anzahlung/Schlussrechnung
https://www.uni-heidelberg.de/universitaet/beschaeftigte/service/finanzen/buchhaltung/downloads/#Abschl%C3%A4ge

05/2023 Änderung des Formulars "Nachweis über die Notwendigkeit der Bewirtung bzw. Repräsentationsausgabe"
Eine Auflistung einzelne Belege ist nicht mehr erforderlich, sofern diese bereits im Anhang auf Auslagenerstattung aufgeführt werden 
https://www.uni-heidelberg.de/universitaet/beschaeftigte/service/finanzen/haushalt/repraesentationsausgaben.html

04/2023 Neue Dokumentation für freiberufliche Leistungen
Aufgrund der Bagatellgrenze wurde für dezentrale Beschaffungen bis 1.000 € netto in diesem Bereich eine neue Dokumentation eingeführt. Details finden Sie auf der Webseite im Link: https://www.zuv.uni-heidelberg.de/finanzen/beschaffung/pw/honorarvertragswesen.html

 

01/2023 Änderung Freigabe eiliger Rechnungen/haushalts-rechtliche Befugnisse
Die aufgrund der der Corona-Panemie mögliche Zeichnung per E-Mail entfällt gem. MWK-Schreiben zum 01.01.2023
 

01/2023 Betrugsversuche mit falschen Bankverbindungen
Aufgrund aktueller Vorfälle bitten wir um besondere Aufmerksamkeit, wenn Rechnungen erneut mit geänderter Bankverbindung zugestellt werden. Vorsicht ist auch geboten, wenn der Rechnungssteller per Mail um die Überweisung auf ein anderes Konto bittet. In solchen Fällen sollte der Rechnungssteller der älteren/vorherigen Rechnung für die Bestätigung der neuen Bankverbindung kontaktiert werden.
 

01/2023 Stammdatenpflege
Seit dem 23.01.2023 ist Frau Kayhan zuständig für die Stammdatenpflege (Vertretung Frau Rensch). Die Kontaktdaten bleiben identisch: stammdaten.fibu@zuv.uni-heidelberg.de, Tel. 54-12480
 

01/2023 Belegsituation Kreditorenbuchhaltung
Aufgrund weiterer / erneuter Krankheitsfälle kommt es zu einer verzögerten Belegbearbeitung. Um eine zügige Belegbearbeitung zu ermöglichen, sind die Kreditorenbuchhalter telefonisch nur zwischen 10-12 Uhr zu erreichen. Mails werden über die zentrale Funktionsmailadresse kreditoren@zuv.uni-heidelberg.de bearbeitet. Wir bitten, von reinen Nachfragen nach dem Bearbeitungsstand abzusehen und im Übrigen bei Rückfragen die Belegnummer anzugeben.
 

01/2023 Änderung der Inventarisierungsregeln für EDV-Peripheriegeräte
Die Inventarisierungsregeln für EDV-Peripheriegeräte wurden geändert. Einzelheiten dazu finden sich auf der Homepage sowie im Rundschreiben 01/2023:
https://www.uni-heidelberg.de/universitaet/beschaeftigte/service/finanzen/buchhaltung/inventarisierungsregeln.html

01/2023 Kontierungshandbuch
Das Kontierungshandbuch wurde aktualisiert. Hinweise dazu auf der Homepage sowie im Dokument selbst:
https://www.uni-heidelberg.de/universitaet/beschaeftigte/service/finanzen/kontierungshandbuch.html

12/2022 Richtlinien für Repräsentation
Im Rahmen der Repräsentationsrichtlinien der Universität wurden die Höchstsätze für die Bewirtung nach oben angepasst. Einzelheiten sehen Sie bitte unter:
https://www.uni-heidelberg.de//universitaet/beschaeftigte/service/finanzen/haushalt/repraesentationsausgaben.html

12/2022 eRechnung:
Rundschreiben 18/2022 zentraler Rechnungseingang
https://www2.uni-heidelberg.de/md/zentral/universitaet/beschaeftigte/service/gesamt/rundschreiben/rs_nr.18_2022.pdf
Hinweise zur Vorbereitung der demnächst geplanten Umstellung auf zentralen Rechnungseingang, Tipps für die Bestellnummer

12/2022 Rechnungsprüfung Abt. 4.3
Die Rechnungsprüfung ist derzeit nur vertretungsweise besetzt. E-Mails können SIe jederzeit an die Rechnungsprüfung unter rechnungspruefung@zuv.uni-heidelberg.de senden. Telefonisch erreichen Sie die Rechnungsprüfung arbeitstäglich zwischen 09:00 Uhr - 11:00 Uhr unter 54-12470. Wir bemühen uns um zeitnahe Bearbeitung, bitten jedoch um Verständnis bei etwaigen Verzögerungen.

10/2022 Anpassung der Formulare Auslagenerstattung   
Geringfügige Änderungen, Hinweise unter Formular-Updates

09/2022 Anpassung der Formulare Auslagenerstattung   
Änderung des bisherigen Formulars, neues Formular Auslagenerstattungen Dienstreisen

Barkasse in der Zentralen Universitätsverwaltung
Konkretisierte Hinweise zum Stichpunkt: Sonstige Ein- und Auszahlungen in besonders begründeten Einzelfällen