Symposien

Die Symposien des IWH sind Veranstaltungen der Universität Heidelberg, nicht Veranstaltungen einzelner Institute oder Personen. Die Federführung für den wissenschaftlichen Bereich liegt in den Händen einzelner Mitglieder aus dem Lehrkörper der Universität Heidelberg; die Fragen der Durchführung eines Symposions bedürfen der Abstimmung mit dem IWH.

I. Antragsverfahren für Symposien des IWH

1. Antragsberechtigt sind die hauptamtlich an der Univer­sität Heidelberg tätigen Professor/innen, die emeritierten Professor/innen, die Honorarprofessor/innen und die habilitierten Wissenschaftler/innen der Universität. Über Ausnahmen entscheidet das Kuratorium des IWH.
2. Voraussetzung für die Aufnahme eines Symposions in das Symposienprogramm des IWH ist der hohe wissenschaftliche Rang des Vorhabens. Folgende Kriterien sind bei der Antragsstellung besonders zu berücksichtigen:
   
   • interdisziplinäre Ausrichtung
   • deutliche Fragestellung
   • aktueller Forschungsstand
   • exemplarische Zuordnung zu neuer Literatur
   • Vernetzung der einzelnen Fragestellungen
   • international zusammengesetzter Teilnehmerkreis
   • ausreichende Beteiligung von NachwuchswissenschaftlerInnen (mindestens 20%)
   Die Anträge werden daraufhin eingehend vom Kuratorium des IWH geprüft. Das Kuratorium tagt zweimal im Jahr. Die Termine können im IWH erfragt werden. Anträge für die 1. Sitzung im Jahr sollten bis zum 1. März eingehen, Anträge für die 2. Sitzung hingegen bis zum 1. September.
    
3. Über die Aufnahme in das Symposienprogramm entscheidet das Kuratorium des IWH, das aus dem Rektor und der Kanzlerin der Universität, dem Direktor des IWH und dem stellvertretenden Direktor als Amtsmitgliedern und zwölf Mitgliedern aus dem Lehrkörper verschiedener Fakultäten der Universität Hei­delberg besteht. Vorsitzender des Kuratoriums ist der Rektor.
4. Sollte die Finanzierung eines Symposienvorhabens nicht völlig gesichert sein, kann von den Antragsteller/innen eine Teilfinanzierung durch die Stiftung Universität Heidelberg beantragt werden. Der zu erwartende Fehlbetrag muss im Antrag angegeben werden.
5. Der Antrag muss die folgenden Punkte enthalten:
   
   • Die Namen aller für die Durchführung des Symposions verantwortlichen Veranstalter/innen,
   • Titel oder Arbeitstitel des Symposions,
   • Veranstaltungstermin mit den voraussichtlichen Ankunfts- und Abfahrts­tagen der Teilnehmer/innen,
   • Teilnehmerzahl, gegliedert nach auswärtigen und Heidelberger Teilnehmer/innen (eine Zuordnung nach Fakultäten ist erwünscht),
   • die Namen der Institutionen oder Spender/innen, die das Symposion finanzie­ren werden,
   • bei Bedarf die Summe des noch ungedeckten Betrages zur Finanzierung des Symposions.
6. Dem Antrag sind die folgenden Unterlagen beizufügen:
   
   • Detaillierte Vorhabensbeschreibung (2 - 3 Seiten) (s. l.1),
   • Teilnehmerliste mit Herkunftsangabe, getrennt nach Heidelberger und auswärtigen Teilnehmer/innen (bitte zwischen angefragt und zugesagt unterscheiden) und Nachwuchswissenschaftler/innen (mindestens 20 %),
   • wissenschaftliches Programm der Veranstaltung mit Zeitplan,
   • vollständige Kostenaufstellung (bitte IWH-Vordruck verwenden, siehe Anlage); günstige Wochenendtarife sollen berücksichtigt werden,
   • unbedingt beizufügen, wenn eine Restfinanzierung durch die Stiftung Universität Heidelberg beantragt wird: Drittmittelzusa­gen der das Sym­posion unterstützenden Institutionen oder Spender.
     Bitte nutzen Sie unser Antragsformular (s. o. oder unter Downloads) zur Angabe der Daten.
7. Vom Eingang des Antrages im IWH bis zur Entscheidung des Kuratoriums über die Aufnahme des Symposions in das Programm des IWH sind die Antrag­steller/innen und das IWH an die vereinbarte Terminreservierung für das Sympo­sion gebunden.
8. Treten während des Antragsverfahrens Änderungen im Zusammenhang mit den eingereichten Unterlagen oder mit dem Symposion generell ein, müssen diese Änderungen schriftlich dem IWH mitgeteilt werden.
9. In allen Fragen der Organisation und Finanzierung berät das IWH die Antrag­steller/innen gern.
10. Der zeitliche Programmablauf muss mit dem IWH abgestimmt werden (Fragen der Veranstaltungsdurchführung).
11. Bitte richten Sie die Anträge zur Durchführung eines Symposions an den
    Direktor des Internationalen Wissenschaftsforums
    der Universität Heidelberg
    Hauptstraße 242
    69117 Heidelberg
    und schicken Sie den Antrag per E-Mail an iwh@uni-heidelberg.de.
12. Unvollständige Anträge werden vom Kuratorium abgelehnt oder zur Vervollständigung zurückgewiesen.

II. Bestimmungen für die Durchführung von Symposien

1. Vom Zeitpunkt der Benachrichtigung der Veranstalter/innen über die Entscheidung des Kuratoriums an gelten die Terminreservierungen als fest vereinbart. Ände­rungen sind nicht mehr möglich. Über Ausnahmen entscheidet die Leitung des IWH.
2. Fragen der Organisation und Finanzierung eines Symposions müssen mit dem IWH ab­gestimmt werden.
3. Die Veranstalter/innen sind an die Weisungen der Leitung des IWH gebunden, die diese im Rahmen ihrer Zuständigkeit gibt.
4. Die Teilnahme an den Symposien des IWH ist nur auf Einladung hin möglich, da­mit der angestrebte intensive Gedan­kenaustausch nicht durch ständig wech­selndes Publikum gestört wird.
5. Mit der Aufnahme eines Symposions in das Programm des IWH ist die Auflage verbunden, in allen das Symposion be­treffenden Veröffentlichungen, Einla­dungen und Programmen zu vermerken: "Veranstaltet in Verbindung mit dem Internationalen Wissenschaftsforum der Universität Heidelberg". Wenn zusätzlich die Stiftung Universität Heidelberg das Symposion gefördert hat, ist ferner anzuschließen: "gefördert durch die Stiftung Universität Heidel­berg". (Engl. Übersetzung: "organized in cooperation with the Internationales Wissenschaftsforum der Universität Heidelberg" und "supported by the Stiftung Universität Heidelberg").
6. Das IWH übernimmt mit der Aufnahme eines Symposions in sein Programm die folgenden Serviceleistungen:
   
   • Organisation und Ausrichtung der Pausenbewirtung,
   • Frühstücksbereitung für alle Gäste der IWH-Apartments (einschließlich Haus Buhl),
   • nach Absprache mit den Veranstalter/innen: Organisation von Mittag- und/oder Abendessen,
   • Druck der Symposienprogramme,
   • Nutzung aller technischen Einrichtungen des IWH: PC-Benutzung, Standleitung zum Rechenzentrum (Internet), Videoanlage (VHS), Overheadprojektor, Musik- und Kassettentonbandanlage, 2 Diaprojektoren, Hitachi Beamer bzw. Videoprojektor (max. Auflösung 800 x 600), Telefax, 1 Flipchart, Kopiergerät, 2 Posterwände 110 cm x 130 cm, Whiteboard im Hörsaal des IWH sowie 1 Beamer, Projektionswand und Magnetwände im Workshopraum.
   • Nach Möglichkeit erfolgt eine Begrüßung durch den Direktor oder den Stellvertretenden Direktor des IWH.
7. Bevor Reservierungen in Hotels vorgenommen werden, müssen alle Zimmer des IWH belegt werden. Bei Absagen von Teilnehmern müssen zunächst die in Hotels gebuchten Zimmer unbelegt bleiben. Angemeldete, aber nicht genutzte Apartments des IWH werden den Veranstaltern in Rechnung gestellt. Über Ausnahmen entscheidet die Leitung des IWH.
8. Acht der zwölf Apartments des IWH sind als Doppelapartments ausgelegt. Alle 12 Apartments können als Einzelzimmer gebucht werden. Das Zweiraum-Apartement 4 sowie das Apartement 3 verfügen je über eine dritte Schlafmöglichkeit. Somit stehen maximal 21 Betten zur Verfü­gung.
9. Die An- und Abreisezeiten der Apartmentgäste müssen mit dem IWH abgestimmt werden, wenn sie vor oder nach den Bürozeiten des IWH (8.00 – 16.00 Uhr) liegen. Am Abreisetag müssen die Apartments bis 9:00 Uhr geräumt sein. Ausnahmen sind nach Absprache mit der Leitung des IWH möglich.
10. Haustiere sind nicht erwünscht.

III. Gebührenordnung für Symposien des IWH

1. Für die Nutzung der Tagungsräume des IWH werden folgende Gebühren erhoben:
   
   • Für Institute, Institutionen und Mitglieder aus dem Lehrkörper der Universität Heidelberg pro Nutzungstag € 160.- (bei Nichtbelegung der Apartments zzgl. eines Zuschlages in Höhe von € 40.-)
   • Für Institute, Institutionen und Mitglieder aus dem Lehrkörper anderer Universitäten pro Nutzungstag € 260.- (bei Nichtbelegung der Apartments zzgl. eines Zuschlages in Höhe von € 40.-)
2. Für die Nutzung der Apartments des IWH werden Gebühren erhoben:
   
   • Apartmentnutzung als Einzelzimmer pro Übernachtung € 65.-
   • Apartmentnutzung als Doppelzimmer pro Übernachtung € 95.-
     Apartement 4 und Apartement 3 in Dreierbelegung pro Übernachtung € 105.-
3. Für die Serviceleistungen des IWH "Organisation und Ausrichtung eines Begrüßungsempfan­ges, der Pausenbewirtung" werden Aushilfskräfte des IWH auf Stundenbasis (pro Stunde € 13,50) beschäftigt. An Sonn- und Feiertagen wird ein Zuschlag von 25% erhoben. Die Kosten gehen zu Lasten der Veranstalter/innen.
4. Alle Kosten, die im Zusammenhang mit der Bewirtung durch das IWH entstanden sind, werden den Veranstalter/innen in Rechnung gestellt.
5. Die Kosten für vom IWH organisierte Mittag- und Abendessen gehen zu Lasten der Veranstalter/innen.
6. Die Kosten für vom IWH übernommene Druckaufträge tragen die Veran­stalter/innen.
7. Eine Telefoneinheit kostet € 0,10. Für den Veranstaltungsbereich wird eine Telefon- und W-Lan-Pauschale von € 10/ Tagungstag erhoben.
8. Eine Photokopie oder ein Ausdruck werden mit je € 0,10 berechnet.
9. Büromaterial wird den Veranstalter/innen zum Selbstkostenpreis in Rechnung gestellt.
10. Bei Stornierung der Veranstaltung später als zehn Wochen vor Veranstaltungsbeginn wird eine Stornierungsgebühr von € 100 fällig.
11. Bei Stornierung der Veranstaltung innerhalb von 30 Arbeitstagen vor Veranstaltungsbeginn wird eine Stornierungsgebühr in Höhe der halben Nutzungsgebühr und der halben Apartmentgebühr fällig. Für Veranstaltungen, die im September bzw. Oktober liegen gilt eine vorgezogene Stornierungsfrist (30. Juni).

IV. Haftung der Veranstalter/innen

1. Die Veranstalter/innen haften für alle Schäden, die durch sie selbst oder die Teilnehmer/innen des Symposions an den Einrichtungen des IWH entstanden sind.
2. Die Veranstalter/innen haften darüber hinaus für Telefon- und Kopierkosten, die nicht von den Teilnehmer/innen eingezogen werden konnten, sowie für alle Kosten, die dem IWH durch seine Serviceleistungen (II. 6) für das Symposion entstanden sind.

Heidelberg, den 20.01.2010

gez.
Prof. Dr. Jan Chr. Gertz, Direktor des IWH